Rejse- og kørselsudgifter omfatter alt fra flybilletter og hotel til taxa, togkort, parkering og kørsel i egen bil. Det, der gør kontoen besværlig, er, at hver udgiftstype har sin egen momsbehandling, og at skattefri godtgørelser til medarbejdere følger andre regler end refusion af faktiske udgifter.
Opdeling, der gør momsen enkel
| Konto | Typisk moms | Bemærkning |
|---|---|---|
| Fly og tog | Ofte momsfri eller udenlandsk moms | International personbefordring er momsfri |
| Taxa og bus | Ingen moms | Personbefordring er fritaget i Danmark |
| Hotel | Dansk moms med fradrag | Udenlandsk hotelmoms kan ikke trækkes fra i Danmark |
| Restaurant på rejse | Delvist fradrag | Se repræsentation og momsfradrag |
| Parkering og broafgift | Moms med fradrag, hvis der er moms på bilaget | |
| Kørselsgodtgørelse | Ingen moms | Sats pr. km, ikke en faktura |
| Rejsegodtgørelse (diæter) | Ingen moms | Sats pr. døgn |
Udlæg eller godtgørelse?
Når en medarbejder har betalt et hotel, refunderer virksomheden det faktiske beløb mod kvittering. Det er et udlæg; se medarbejderudlæg i kontoplanen.
Kører medarbejderen i sin egen bil, betaler virksomheden i stedet en kørselsgodtgørelse pr. kilometer. Den er kun skattefri, hvis satsen ikke overstiger Skatterådets sats, og hvis der føres kørselsregnskab med dato, formål, rute og antal kilometer. Satserne ændres hvert år; slå dem op hos Skattestyrelsen, og se skattefri rejsegodtgørelse. Godtgørelsen udbetales typisk via lønsystemet som en skattefri lønart.
Eksempel: en rejse til en kunde i Aarhus
| Udgift | Konto | Beløb ekskl. moms | Købsmoms |
|---|---|---|---|
| Togbillet | Fly og tog | 680 | 0 |
| Hotel, én nat | Hotel | 1.200 | 300 |
| Middag alene på rejse | Restaurant på rejse | 320 | delvist |
Ejeren i en enkeltmandsvirksomhed
Ejeren kan ikke udbetale skattefri godtgørelse til sig selv. Kører ejeren i privat bil, kan der i stedet tages fradrag for erhvervsmæssig kørsel efter skattereglerne, eller virksomheden kan få fradrag for de faktiske bilomkostninger efter en fordeling. Valget afhænger af situationen; se fradrag for rejseudgifter.
Kontrol
- Kørselsregnskabet skal kunne fremvises; uden det kan godtgørelsen blive skattepligtig løn.
- Medarbejdere må ikke både få kørselsgodtgørelse og refusion af benzin for samme tur.
- Hotelregninger fra udlandet bogføres uden købsmoms, også selvom regningen viser moms.