Et medarbejderudlæg opstår, når en ansat betaler en virksomhedsudgift med sine egne penge, fx en togbillet eller et kabel til mødelokalet. Virksomheden har fået en omkostning og skylder medarbejderen beløbet. I kontoplanen er det en kortfristet gæld, der står på kontoen indtil refusionen er udbetalt.
Forskellen på udlæg, forskud og godtgørelse
| Begreb | Hvem har betalt? | Virksomhedens konto |
|---|---|---|
| Udlæg | Medarbejderen, med egne penge | Skyldige medarbejderudlæg (gæld) |
| Forskud | Virksomheden, før udgiften er afholdt | Tilgodehavende hos medarbejdere |
| Skattefri godtgørelse | Ingen konkret udgift, men fast sats | Fx kørselsgodtgørelse eller rejsegodtgørelse |
Et udlæg refunderes krone for krone mod bilag og er ikke skattepligtigt for medarbejderen. En godtgørelse er en sats, som kun er skattefri, hvis betingelserne er opfyldt. Bland ikke de to på samme konto.
Bogføring af et udlæg
En medarbejder køber software for 1.250 kr. inkl. moms med sit private kort.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Software og abonnementer | 1.000 | |
| Købsmoms | 250 | |
| Skyldige medarbejderudlæg | 1.250 |
Når refusionen udbetales, enten separat eller sammen med lønnen, debiteres skyldige medarbejderudlæg og banken krediteres. Kører refusionen via lønsystemet, skal den være en lønart uden skat, som rammer udlægskontoen og ikke lønkontoen.
Krav til bilaget
Købsmomsen kan kun trækkes fra, hvis kvitteringen er en faktura med virksomhedens oplysninger eller en gyldig forenklet faktura for mindre beløb. En betalingskvittering fra en kortterminal er ikke nok. Bed medarbejderen om at uploade den rigtige faktura samme dag, og notér formålet. Læs mere om bilag og kvitteringer i bogføringen.
Kontrol af kontoen
Saldoen på skyldige medarbejderudlæg skal svare til godkendte, ikke-udbetalte udlæg. Står der gamle beløb, er de typisk:
- udbetalt via lønnen, men bogført på lønkontoen i stedet for udlægskontoen
- registreret to gange, fordi både medarbejder og leder har uploadet bilaget
- ikke godkendt, og derfor aldrig refunderet
Arbejdsgangen for godkendelse og refusion er beskrevet i udlæg og medarbejderudgifter i bogføringen. Bruger flere ansatte private kort jævnligt, kan et firmakort være den enkleste løsning.