Den afgørende forskel på kontoen for reparation og vedligeholdelse er spørgsmålet: bliver aktivet bedre, end det var, eller holdes det blot i stand? Vedligeholdelse fører aktivet tilbage til den stand, det havde, og er en løbende omkostning. En forbedring giver aktivet større kapacitet, længere levetid eller ny funktion og skal aktiveres og afskrives.
Eksempler
| Udgift | Vedligeholdelse | Forbedring |
|---|---|---|
| Udskiftning af slidte dæk på varebil | Ja | |
| Ny motor, der forlænger levetiden markant | Ja | |
| Maling af lokaler | Ja | |
| Nyt køkken i medarbejderkantinen | Ja (indretning af lejede lokaler) | |
| Service på maskine | Ja | |
| Ombygning, så maskinen kan producere en ny vare | Ja | |
| Reparation af tag efter storm | Ja | |
| Udskiftning af defekt server med en ny | Ny anskaffelse |
Skattemæssigt gælder lignende regler, men praksis er detaljeret, især for bygninger. Se fradrag for vedligeholdelse og reparation.
Kontoer
Del vedligeholdelse op efter, hvad der vedligeholdes, så det kan følges:
- Vedligeholdelse af lokaler
- Reparation og service af maskiner og inventar
- Reparation af biler (eller under bilomkostninger)
- Vedligeholdelse af IT-udstyr
Forbedringer bogføres direkte på den relevante anlægskonto, fx indretning af lejede lokaler eller maskiner. Se anlægsaktiver i kontoplanen.
Fakturaer med begge dele
En håndværkerfaktura kan indeholde både reparation og forbedring. Bed om en specifikation, og del fakturaen op ved bogføringen:
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Vedligeholdelse af lokaler | 18.000 | |
| Indretning af lejede lokaler | 42.000 | |
| Købsmoms | 15.000 | |
| Leverandørgæld | 75.000 |
Moms
Moms af reparationer på virksomhedens aktiver kan trækkes fra som købsmoms, når aktivet bruges til momspligtige aktiviteter. Reparation af personbiler følger de særlige bilmomsregler.
Store reparationer, der kan forudses
Ved kendte, tilbagevendende hovedeftersyn, fx på en maskine eller et køretøj, kan det i nogle tilfælde være relevant at behandle eftersynet som en del af aktivet eller hensætte til det. For små virksomheder er det sjældent, men tal med revisor, hvis beløbene er store; se hensættelser til vedligeholdelse.
Kontrol
Gennemgå de største posteringer på vedligeholdelseskontiene ved årsafslutningen. Revisor og Skattestyrelsen kigger netop her efter forbedringer, der er udgiftsført.