De fleste virksomheder betaler i dag for software som abonnement: regnskab, mail, CRM, designværktøjer, lagring. Abonnementer er driftsomkostninger, men tre ting gør kontoen mere end en simpel udgiftskonto: mange leverandører fakturerer fra udlandet uden moms, årlige abonnementer betales forud, og købt software kan være et anlægsaktiv.
Abonnement, licens eller udvikling?
| Type | Behandling |
|---|---|
| Månedligt eller årligt SaaS-abonnement | Driftsomkostning, periodiseres ved forudbetaling |
| Købt standardlicens til brug i flere år | Skattemæssigt kan edb-software straksafskrives; regnskabsmæssigt omkostning eller immaterielt aktiv afhængigt af beløb |
| Specialudviklet software til eget brug | Kan aktiveres som udviklingsomkostning, hvis betingelserne er opfyldt |
| Hjemmeside og webshop | Driftsomkostning eller aktiv afhængigt af omfang og levetid |
Se aktiverede udviklingsomkostninger og fradrag for softwareabonnementer.
Udenlandske leverandører
Er leverandøren etableret i udlandet og fakturerer uden dansk moms, skal virksomheden selv beregne momsen efter reglerne om omvendt betalingspligt. Det gælder også for abonnementer, der betales med kort, og hvor kvitteringen kun viser et samlet beløb.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| Software og abonnementer | 1.200 | |
| Købsmoms af udenlandske køb | 300 | |
| Moms af ydelseskøb i udlandet | 300 | |
| Firmakort | 1.200 |
Husk at angive virksomhedens momsnummer i leverandørens kundeprofil. Ellers kan leverandøren lægge sin egen moms på, som ikke kan trækkes fra i Danmark. Se omvendt betalingspligt på udenlandske ydelser.
Årlige abonnementer
Et årsabonnement på 24.000 kr., der betales i oktober, dækker oktober til september. Bogfør betalingen som forudbetalt omkostning, og overfør 2.000 kr. om måneden til omkostningskontoen. Ved årsafslutningen 31. december er 18.000 kr. stadig forudbetalt. Er beløbene små, er det tilladt at periodisere kun ved årsafslutningen, men vær konsekvent.
Én konto eller flere?
Én konto er nok for de fleste. Bruger virksomheden mange abonnementer, kan en opdeling i fx forretningssystemer, kontorsoftware og udviklingsværktøjer gøre det lettere at se, hvor pengene går hen. Vigtigere end antallet af konti er en liste over aktive abonnementer med ejer, pris og fornyelsesdato.
Opsigelser og glemte abonnementer
En årlig gennemgang af kontoen afslører typisk abonnementer for medarbejdere, der er stoppet, dobbelte licenser og prøveperioder, der er blevet betalte. Det er en af de nemmeste besparelser i en lille virksomhed.