Cuando una sociedad mezcla negocios, por ejemplo una tienda, un servicio técnico y el alquiler de un local, el cierre anual tiene tres frentes que no aparecen en una empresa de una sola línea: el IVA deducible puede depender de qué actividad soporta cada gasto, el censo de la AEAT debe reflejar todas las actividades y la dirección quiere saber cuál de ellas gana dinero. Las tres cosas se resuelven en diciembre o no se resuelven.
Primero, decidir si hay sectores diferenciados
La Ley del IVA (art. 9.1.c) obliga a tratar como sectores diferenciados de la actividad aquellas actividades que cumplen a la vez dos condiciones:
- pertenecen a grupos distintos de la CNAE, y
- sus porcentajes de deducción difieren en más de 50 puntos porcentuales.
Además, algunas actividades son siempre un sector aparte aunque no cumplan esas condiciones: el comercio minorista en recargo de equivalencia, el régimen especial agrario, el de bienes usados, el de agencias de viajes y las operaciones de arrendamiento financiero. Una actividad accesoria, cuyo volumen no supera el 15 % de la principal y que contribuye a ella, sigue el régimen de la principal.
Si existe un sector diferenciado, las cuotas soportadas en bienes y servicios de uso exclusivo en ese sector se deducen según sus propias reglas, y las comunes se reparten con la prorrata general. Este análisis no es un trámite de cierre, pero el cierre es el momento de comprobar que la contabilidad lo ha respetado todo el año.
La prorrata definitiva del último periodo
Si alguna actividad está exenta sin derecho a deducción (alquiler de vivienda, formación reglada, servicios sanitarios), la empresa aplica durante el año la prorrata provisional, que es la definitiva del año anterior. En el último 303 del ejercicio se calcula la prorrata definitiva con las operaciones reales del año y se regularizan todas las deducciones del ejercicio. En ese mismo último 303 se ejerce la opción por la prorrata especial, que pasa a ser obligatoria cuando la general permite deducir un 10 % o más de lo que permitiría la especial. El detalle del cálculo está en la guía de prorrata de IVA en pymes.
Ejemplo de regularización
Una SL vende material deportivo y alquila dos viviendas de su propiedad. Durante el año aplica una prorrata provisional del 85 % y ha soportado 30.000 € de IVA en gastos comunes, de los que ha deducido 25.500 €. Al cerrar el año:
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Operaciones con derecho a deducción | 420.000 € |
| Operaciones exentas (alquiler de vivienda) | 105.000 € |
| Prorrata definitiva (420.000 / 525.000, redondeada al entero superior) | 80 % |
| IVA deducible definitivo (30.000 × 80 %) | 24.000 € |
| Exceso deducido a regularizar | 1.500 € |
El ajuste se registra en el último periodo:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 634 Ajustes negativos en la imposición indirecta | 1.500 | |
| 472 Hacienda Pública, IVA soportado | 1.500 |
Si el resultado fuera favorable, se usaría la 639 Ajustes positivos en la imposición indirecta. Las cifras de la prorrata y el ajuste deben coincidir después con el modelo 390. Si la empresa tiene bienes de inversión, la diferencia de prorrata también puede obligar a regularizar las deducciones de años anteriores.
Censo y epígrafes del IAE
Cada actividad debe estar dada de alta con su epígrafe del IAE en la declaración censal (modelo 036). Las sociedades con cifra de negocios inferior a 1.000.000 € están exentas de pagar el impuesto, pero no de declarar correctamente sus actividades. En el cierre conviene revisar tres cosas:
- Que no se factura nada de una actividad sin epígrafe (por ejemplo, reparaciones facturadas desde una sociedad dada de alta solo como comercio).
- Que las actividades abandonadas se han dado de baja.
- Que el objeto social de los estatutos cubre lo que la empresa hace de verdad, porque la memoria describe las actividades.
Margen por actividad
La contabilidad financiera agrega todo en la misma cuenta de resultados. Para que dirección vea la rentabilidad de cada línea hace falta una capa analítica:
- Ingresos: subcuentas de la 70 por actividad (7000 ventas de tienda, 7050 servicios técnicos, 752 ingresos por arrendamientos).
- Costes directos: compras, personal asignado y subcontratas imputados a la actividad que los genera, mediante centros de coste.
- Costes comunes: alquiler de oficina, gerencia o software se reparten con un criterio estable (metros, horas, ventas), documentado y aplicado igual todo el año. La guía de reparto de costes compartidos explica cómo elegirlo.
Un error habitual es aplicar un criterio de reparto analítico distinto del que se usa para imputar el IVA de los gastos comunes. No tienen por qué coincidir, pero las diferencias deben estar explicadas.
Lo que se revisa antes de formular
- Cuotas de IVA de gastos exclusivos de la actividad exenta: no deben estar deducidas.
- Prorrata definitiva calculada, registrada y trasladada al último 303.
- Facturas emitidas con la serie y el tipo de IVA propios de cada actividad.
- Altas y bajas censales al día.
- Cuenta de resultados analítica cuadrada con la contabilidad financiera, sin diferencias sin explicar.
Llevar subcuentas por actividad y centros de coste en el mismo programa de contabilidad evita rehacer el reparto en una hoja de cálculo cada diciembre.