Si en clientes el riesgo es inflar el activo, en proveedores el riesgo es el contrario: olvidar deudas. Una factura de diciembre que llega en febrero, un servicio prestado sin facturar o un abono que nunca se reclamó hacen que el resultado salga mejor de lo que es. El cierre de proveedores busca que el pasivo esté completo y que cada saldo sea exacto.
Qué cuenta usar para qué
| Cuenta | Contenido |
|---|---|
| 400 Proveedores | compras de mercaderías, materias primas y aprovisionamientos |
| 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar | mercancía recibida antes del cierre sin factura |
| 410 Acreedores por prestaciones de servicios | servicios (asesoría, suministros, transporte, alquileres) |
| 4109 Acreedores, facturas pendientes de recibir o de formalizar | servicios devengados sin factura |
| 407 Anticipos a proveedores | pagos a cuenta de compras futuras |
| 401 / 411 Efectos comerciales a pagar | deudas documentadas en pagarés o letras aceptadas |
Mezclar proveedores y acreedores no cambia el resultado, pero sí la presentación en el balance y en la memoria, y dificulta el cálculo del periodo medio de pago. Tienes el detalle por subcuenta en proveedores en el plan contable.
Lo recibido y no facturado
El gasto se reconoce cuando se recibe el bien o el servicio, no cuando llega la factura. Por eso, en los primeros días de enero, alguien debe repasar albaranes de entrada, contratos de servicios y suministros para identificar lo que pertenece a diciembre.
Ejemplo: el 28 de diciembre entra en almacén mercancía por 6.400 € según albarán; la factura llega el 12 de enero.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 600 Compras de mercaderías | 6.400 | |
| 4009 Proveedores, facturas pendientes de recibir | 6.400 |
Observa que no se registra IVA: la cuota solo es deducible cuando la empresa tiene la factura (art. 97 de la Ley del IVA). En enero, al recibir la factura, se cancela la 4009 contra la 400 y se registra entonces el IVA soportado. Lo mismo vale para un servicio, con la 4109. El asiento en detalle está en mercancías recibidas sin factura.
Conciliar con los extractos del proveedor
Para los proveedores de más volumen, pide el extracto de cuenta a 31 de diciembre y compáralo con tu mayor. Las diferencias suelen caer en una de estas categorías:
- Facturas en tránsito: el proveedor la emitió el 30 de diciembre y tú aún no la tienes. Si la mercancía o el servicio son de diciembre, va a la 4009 o la 4109.
- Pagos en tránsito: transferencias ordenadas el 31 que el proveedor cobra en enero. No requieren ajuste, solo explicación.
- Abonos y rappels pendientes: el proveedor reconoce un descuento por volumen del año que tú no has registrado. Si está devengado y es cuantificable, se reconoce en la 609 contra la 400 o una cuenta deudora.
- Facturas discutidas: registradas por el proveedor y rechazadas por ti. Decide si hay obligación real y, si es probable que acabes pagando, regístrala o provisiónala.
La conciliación de extractos de proveedores desarrolla el procedimiento. Para los rappels de proveedores pide la liquidación por escrito antes de formular.
Saldos deudores y anticipos
Un proveedor con saldo deudor es un activo: un pago duplicado, un anticipo sin aplicar o un abono pendiente de cobro. Revisa cada uno y reclasifícalo a la 407 o a deudores. En la 407 comprueba que el anticipo corresponde a una compra todavía no recibida; si la mercancía llegó, falta aplicar el anticipo a la factura definitiva. Recuerda que el proveedor debió facturarte el anticipo con su IVA, que pudiste deducir en su momento.
Proveedores en moneda extranjera
Las deudas en divisa se valoran al tipo de cambio de cierre. Una deuda de 10.000 USD registrada a 9.100 € que al cierre equivale a 9.350 € genera una diferencia negativa de 250 €:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 668 Diferencias negativas de cambio | 250 | |
| 4004 Proveedores (moneda extranjera) | 250 |
El periodo medio de pago en la memoria
La memoria debe informar del periodo medio de pago a proveedores, y los plazos legales máximos son de 30 días, ampliables por pacto hasta 60, según la Ley 3/2004. Un saldo de proveedores lleno de facturas antiguas sin pagar, o de facturas registradas con fechas erróneas, distorsiona ese dato. Antes de calcularlo, comprueba que cada factura está registrada con su fecha de recepción real y que las pagadas están cruzadas con sus pagos.
Revisión final
- Mayor de la 400 y la 410 cuadrado con el listado de partidas abiertas.
- Extractos de los principales proveedores conciliados.
- Albaranes y servicios de diciembre sin factura registrados en la 4009 o la 4109, sin IVA.
- Saldos deudores reclasificados y anticipos revisados.
- Divisas valoradas al cambio de cierre.
- Periodo medio de pago calculado y razonable.
Si además quieres comprobar el IVA de esas facturas, el cuadre del IVA soportado cierra el círculo. Registrar facturas en el momento de recibirlas, en lugar de por lotes trimestrales, es lo que más acorta este cierre, y hacerlo directamente en el programa de contabilidad evita las hojas sueltas.