Muchos proveedores envían cada mes o cada trimestre un extracto de cuenta con las facturas, abonos y pagos que han registrado. Compararlo con el saldo en la contabilidad es un control gratuito y muy eficaz: detecta facturas que no han llegado, facturas registradas dos veces y pagos aplicados a la factura equivocada antes de que el proveedor reclame o la empresa pague de más.
A qué proveedores aplicarla
No hace falta conciliar todos. Prioriza:
- los proveedores con más volumen anual
- los que envían muchas facturas pequeñas (transporte, suministros)
- los que han reclamado pagos
- los que tienen saldo deudor en la contabilidad
- todos los relevantes al cierre del ejercicio
Si un proveedor importante no envía extracto, pídelo, especialmente a 31 de diciembre.
Método
- Compara el saldo final de ambos a la misma fecha.
- Puntea las facturas que coinciden en número e importe.
- Puntea los pagos y abonos que coinciden.
- Explica lo que queda: partidas solo en el extracto y partidas solo en la contabilidad.
Diferencias habituales
| Diferencia | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| Factura en el extracto, no en contabilidad | No recibida, perdida o pendiente de aprobación | Pedir copia y registrarla en su periodo |
| Factura en contabilidad, no en el extracto | Duplicada o anulada por el proveedor | Buscar duplicado o pedir el abono |
| Pago en contabilidad, no en el extracto | Pago en tránsito a la fecha del extracto | Verificar fecha de llegada |
| Pago aplicado a otra factura | Transferencia sin referencia | Pedir al proveedor que lo reaplique |
| Abono en el extracto, no en contabilidad | Rectificativa no recibida | Pedir copia y registrar |
| Intereses o gastos de devolución | Pagos tardíos o recibos devueltos | Valorar si proceden |
Ejemplo
El saldo con un proveedor según contabilidad es 12.400 €; según su extracto, 15.300 €. La diferencia de 2.900 € corresponde a una factura de 2.420 € de finales de mes que no había llegado y a 480 € de un recibo devuelto con sus gastos. Se registra la factura con su fecha y se analiza el recibo devuelto con devoluciones bancarias y cobros fallidos.
Documentar
Guarda el extracto y una nota con la explicación de cada diferencia. Al cierre, ese archivo justifica el saldo de la 400 y la 410 ante el auditor. Ver cierre de cuentas de proveedores, facturas duplicadas y pagos duplicados y proveedores en el plan contable.