En el lado de las compras, la factura electrónica obligatoria entre empresas cambia el circuito de la cuenta 400 Proveedores. Las facturas llegan en formato estructurado, y la empresa receptora pasa a tener un papel activo: aceptar o rechazar la factura y, cuando paga, que ese pago quede reflejado en los estados de la factura. Lo que antes era una gestión interna se vuelve visible para el proveedor y para la Administración.
Circuito de una factura recibida
| Paso | Qué se hace | Reflejo contable |
|---|---|---|
| Recepción | La factura llega por la plataforma o la solución pública | Ninguno todavía |
| Validación | NIF, pedido, albarán, precios, IVA | Ninguno |
| Aceptación o rechazo | Se comunica al proveedor con motivo | Si se rechaza, no se registra |
| Registro | Asiento en 6xx/472 contra 400 o 410 | Nace la deuda |
| Pago | Transferencia o confirming | Se cancela el saldo de la 400 |
| Estado de pago | Se informa del pago efectivo | Debe coincidir con el pago registrado |
Plazos y morosidad
La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad limita a 60 días el plazo de pago entre empresas. Con la factura electrónica, la fecha de recepción y la de pago quedan registradas de forma objetiva, y los retrasos dejan de ser invisibles. Calcula el periodo medio de pago a partir de la 400 y vigila las facturas aceptadas que superan el plazo. Ver factura electrónica y morosidad B2B.
Rechazos
Rechaza solo por motivos objetivos (NIF incorrecto, importe no pactado, factura duplicada) y deja el motivo escrito. Un rechazo sin respuesta del proveedor es una partida abierta que hay que seguir. Si la discrepancia es parcial, es preferible pedir una factura rectificativa que registrar una factura que no se va a pagar entera; ver disputas de facturas y bloqueos de pago.
Conciliación mensual
- Facturas recibidas en la plataforma frente a libro de facturas recibidas: ¿hay facturas aceptadas sin registrar?
- Pagos registrados frente a estados de pago comunicados.
- Saldo de la 400 por proveedor frente a facturas aceptadas y no pagadas.
Al cierre
Las facturas recibidas después del 31 de diciembre que corresponden a entregas del ejercicio deben periodificarse. La plataforma facilita localizarlas por fecha de operación. Las fechas de aplicación de la obligación las fija el Real Decreto 238/2026 en función de una orden ministerial, con un primer grupo de empresas de más de 8 millones de euros de facturación. Ver recepción de facturas electrónicas de proveedores y conciliación de extractos de proveedores.