En el Plan General de Contabilidad, la cuenta 640 Sueldos y salarios recoge las remuneraciones fijas y variables del personal: salario base, complementos, horas extra, pagas extraordinarias y comisiones. Se carga por el importe bruto devengado. Lo que la empresa retiene al trabajador (IRPF y su parte de Seguridad Social) no reduce el gasto: se convierte en una deuda con Hacienda y con la Seguridad Social hasta que se ingresa.
Cuentas que intervienen en una nómina
| Cuenta | Papel en el asiento |
|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | Gasto: salario bruto |
| 641 Indemnizaciones | Gasto: indemnizaciones por despido o fin de contrato |
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | Gasto: cuota empresarial |
| 649 Otros gastos sociales | Gasto: formación, seguros colectivos, comedor |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | Deuda: IRPF retenido |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | Deuda: cuota obrera y empresarial |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | Deuda: neto a pagar al trabajador |
| 460 Anticipos de remuneraciones | Derecho: anticipos que se descuentan en nómina |
La cuota empresarial se trata en Seguridad Social y pasivos de nómina.
Asiento de ejemplo
Nómina de un trabajador con 2.500 € brutos. La cuota obrera a la Seguridad Social es de 160 €, la retención de IRPF de 300 € y la cuota empresarial de 790 € (importes ilustrativos).
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 2.500 | |
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 790 | |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 300 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 950 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 2.040 |
Cuando se paga la nómina: cargo en 465 y abono en 572 Bancos. La cuenta 476 se cancela al pagar los seguros sociales el mes siguiente, y la 4751 al presentar el Modelo 111.
Qué va en la 640 y qué no
- Sí: salario base, complementos, pluses, horas extra, pagas extra, comisiones de empleados.
- No: dietas y gastos de viaje reembolsados contra justificante (son gastos de la actividad, no salario), indemnizaciones (641), formación (649), honorarios de profesionales autónomos (623).
Pagas extraordinarias
Si las pagas extra no se prorratean en nómina, se devengan igualmente mes a mes. Para que cada mes refleje su coste, se reconoce una parte mensual con abono a 465, que se cancela al pagar la paga. Se explica con más detalle en devengos de nómina al cierre mensual.
Otras retribuciones y saldos con el personal
Además del salario mensual, la relación con la plantilla genera partidas que se registran en cuentas distintas o en momentos distintos:
| Partida | Cuenta de gasto | Cuenta de balance | Cuándo |
|---|---|---|---|
| Bonus anual devengado y no pagado | 640 | 465, o 140/5290 si es una retribución a largo plazo | al cierre del periodo en que se gana |
| Comisiones de vendedores en plantilla | 640 | 465 | en el mes de la venta que las genera |
| Comisiones de agentes independientes | 623 | 410 | con la venta o con la factura del agente |
| Vacaciones devengadas pendientes de disfrutar al cierre | 640 y 642 | subcuentas de la 465 y la 476 | al cierre, si son significativas |
| Retribuciones en especie | por naturaleza (621 en un renting) o reclasificada a 649; los seguros del personal, siempre en el subgrupo 64 | 4751 por el ingreso a cuenta | cada mes |
| Gastos del empleado reembolsados con justificante | 629 u otra según su naturaleza | 465 o cuenta de gastos a justificar | al liquidar la nota de gastos |
| Anticipos de salario ya trabajado | ninguna | 460 | se cancelan en la nómina |
Un bonus ligado a los objetivos del año es gasto de ese año aunque se pague en marzo: si al cierre el importe está determinado o se puede estimar con fiabilidad, se carga a la 640 contra una subcuenta de la 465. Los planes de incentivos plurianuales, que se cobran solo si el empleado sigue en la empresa varios años, se reconocen de forma gradual como retribución a largo plazo.
Las comisiones se clasifican por quién las cobra: si es un empleado, son salario y cotizan; si es un agente con su propia actividad, son un servicio exterior con factura y, si es persona física profesional, retención.
En la retribución en especie no hay que cargar la 640 por el valor fiscal del beneficio si su coste ya está en otra cuenta, porque se duplicaría el gasto: la valoración sirve para calcular el IRPF y la cotización, y el coste real se presenta por naturaleza o se reclasifica a gastos de personal. Lo detallamos en retribución en especie en contabilidad. Las dietas y kilometraje reembolsados contra justificante no son salario, y las vacaciones pendientes al cierre se tratan en provisión de vacaciones no disfrutadas. Para los anticipos, la regla es sencilla: la 460 debe quedar a cero cuando se paga la nómina que los descuenta; si se adelanta más de lo trabajado, ya es un préstamo al personal (544 o 254).
Autónomos y administradores
La cuota de autónomos del titular no es un salario: el empresario individual la registra como gasto de Seguridad Social a cargo del titular (cuenta 642 o una subcuenta propia), no en la 640. Las retribuciones de administradores de una SL dependen de los estatutos y del tipo de relación, y conviene llevarlas en una subcuenta separada.
Para el detalle del asiento, consulta el asiento contable de la nómina.