En un comercio o un bar, la contabilidad de ventas no se hace factura a factura: cientos de tickets diarios se resumen en el cierre de caja del TPV, el conocido informe Z. Integrar el TPV con la contabilidad consiste en convertir ese cierre en un asiento correcto cada día y, después, comprobar que el efectivo y los cobros con tarjeta acaban donde deben.
Qué trae el informe Z y qué falta
Un informe Z típico incluye:
- numeración del primer y el último ticket del día;
- ventas por tipo de IVA, con base y cuota;
- desglose por forma de cobro: efectivo, tarjeta, Bizum u otros;
- anulaciones y devoluciones;
- efectivo teórico en caja.
Lo que no trae es el arqueo, es decir, el dinero contado de verdad. Por eso el cierre de caja debe registrar las dos cifras, la teórica y la real, para que la diferencia quede documentada.
El asiento resumen diario
El Reglamento del IVA permite anotar las facturas simplificadas en el libro de facturas expedidas mediante un asiento resumen por día, con la numeración inicial y final y la base y la cuota globales por tipo impositivo, siempre que no haya que identificar al destinatario y se cumplan el resto de requisitos. El asiento contable sigue la misma lógica.
Una cafetería gestionada por una SL cierra el día con 1.650 € de ventas, todas al 10 % de IVA: 1.500 € de base y 150 € de cuota. Se han cobrado 1.100 € con tarjeta y 550 € en efectivo.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 570 Caja | 550,00 | |
| 572 Cobros con tarjeta pendientes (cuenta puente) | 1.100,00 | |
| 700 Ventas | 1.500,00 | |
| 477 Hacienda Pública, IVA repercutido | 150,00 |
La cuenta de ventas puede ser la 700 o la 705 según cómo esté definido el plan de cuentas de la empresa; lo importante es mantener el mismo criterio todo el año. Si el negocio vende con tipos distintos, por ejemplo comida al 10 % y alguna bebida o producto al 21 %, el asiento lleva una línea de ventas y otra de IVA por cada tipo.
La liquidación de la tarjeta al día siguiente
El banco abona las ventas con tarjeta uno o dos días después, normalmente netas de comisión. Si cobra un 0,8 % sobre los 1.100 €, ingresa 1.091,20 €:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Banco | 1.091,20 | |
| 626 Servicios bancarios y similares | 8,80 | |
| 572 Cobros con tarjeta pendientes (cuenta puente) | 1.100,00 |
La cuenta puente debe quedar a cero cada vez que llega la liquidación. Si conserva saldo, hay un cobro con tarjeta que el banco no ha abonado o una venta mal clasificada como tarjeta. Las pasarelas de pago online siguen un esquema similar, explicado en conciliación de pasarelas de pago.
Efectivo: arqueo, descuadres e ingresos en el banco
Cuando el arqueo no coincide con el efectivo teórico, la diferencia se registra el mismo día, no al final del mes. Una diferencia pequeña y esporádica es normal; una que se repite en el mismo turno es una señal que hay que investigar. Las cuentas que se suelen usar y cuándo se considera la diferencia un gasto se explican en diferencias de caja en el plan contable.
Cuando se lleva el efectivo al banco, se registra el traspaso de la 570 a la 572. Para controlar el circuito completo, desde el fondo de caja hasta el ingreso, la guía de control de caja en negocios con efectivo propone un procedimiento diario.
Qué debe poder exportar el TPV
Antes de elegir o configurar un TPV, comprueba que pueda exportar, al menos:
- Ventas diarias por tipo de IVA, con base y cuota separadas.
- Cobros por forma de pago.
- Numeración inicial y final de los tickets y de las facturas completas emitidas aparte.
- Devoluciones y anulaciones, identificadas, no restadas sin más de las ventas.
- Un fichero que el programa contable pueda leer sin teclear, o una conexión directa.
El TPV es además un sistema informático de facturación, así que está sujeto a los requisitos de VERI*FACTU; si tienes varios terminales o varias tiendas, revisa VERI*FACTU en empresas con varios TPV.
Errores que se repiten
- Contabilizar como venta el ingreso del banco, olvidando la comisión y el efectivo.
- Meter todo el día con un solo tipo de IVA cuando hay ventas al 10 % y al 21 %.
- Restar las devoluciones del día sin emitir la factura rectificativa correspondiente.
- Dejar la caja sin arquear varios días y repartir el descuadre «a ojo».
- Emitir una factura completa a un cliente que la pide sin anular o vincular el ticket original, con lo que la venta se cuenta dos veces.
Un asiento diario generado desde el cierre del TPV, en lugar de copiado a mano, elimina buena parte de estos errores.