Cuando una factura viaja como fichero estructurado, los errores que antes se arreglaban con una llamada se convierten en rechazos automáticos, retrasos en el cobro o descuadres de IVA. Estos son los más frecuentes y cómo evitarlos.
1. Confundir un PDF con una factura electrónica
Un PDF enviado por correo es una factura en formato electrónico si el cliente lo acepta, pero no es la factura electrónica estructurada que exige la norma B2B. Cuando llegue tu fecha, enviar solo el PDF no cumple. La diferencia se explica en facturas enviadas por email.
2. NIF o razón social incorrectos
El destinatario no reconoce la factura como suya, o su plataforma la rechaza. Solución: validar el NIF en el alta y facturar con la razón social, no con el nombre comercial.
3. Totales que no cuadran por redondeo
La norma europea EN 16931 es estricta: la suma de líneas, los descuentos, la base por tipo de IVA y el total deben cuadrar al céntimo según sus reglas de cálculo. Un programa que redondea cada línea y luego recalcula el IVA sobre el total puede dar una diferencia de un céntimo y el fichero no valida. Pide a tu proveedor que confirme cómo redondea.
4. Falta la fecha de vencimiento
El vencimiento es un dato que el cliente comunicará a la AEAT. Si la factura no lo trae, o trae uno distinto del contrato, el cliente tendrá que corregirlo y tu cobro se retrasará. Configura las condiciones de pago en cada ficha de cliente.
5. Exención o inversión sin causa
Una factura exenta debe indicar la causa (por ejemplo, el artículo 20 de la Ley del IVA que la ampara). Una con inversión del sujeto pasivo debe incluir esa mención. En la factura estructurada esto va en campos codificados; si el artículo no está bien configurado, la factura sale con IVA cero sin explicación.
6. Numeración duplicada
Dos facturas con la misma serie y número generan el mismo código único y una de ellas será rechazada. Pasa sobre todo cuando se emite desde dos herramientas con la misma serie. Revisa tus series de facturas.
7. Rectificar sin referenciar
Una rectificativa debe identificar la factura que corrige. Sin esa referencia, el cliente no puede casarla y la deja pendiente. En la factura electrónica la referencia va en un campo específico, no solo en el texto.
8. Enviar dos veces la misma factura
Reenviar una factura “por si no ha llegado” crea un duplicado en el sistema del cliente. Si dudas de que haya llegado, consulta su estado antes de reenviar.
9. Facturar a la sociedad equivocada del grupo
El pedido lo hizo la filial pero la factura va a la matriz. La factura será rechazada y habrá que rectificar o emitir de nuevo. Guarda en la ficha a qué sociedad facturar cada pedido.
10. Olvidar el número de pedido
Para muchos clientes, una factura sin número de pedido no entra en su circuito de aprobación. El número de pedido tiene campo propio en el formato estructurado; úsalo.
Tabla de diagnóstico
| Síntoma | Causa probable | Acción |
|---|---|---|
| Rechazo inmediato por la plataforma | fichero no válido (redondeo, campos obligatorios) | revisar validación del programa |
| Rechazo comercial del cliente | precio, pedido o sociedad incorrectos | rectificar o emitir correctamente |
| Factura aceptada pero no pagada | vencimiento ausente o distinto | corregir condiciones de pago |
| Descuadre de IVA a fin de mes | exenciones o ISP mal configuradas | revisar fichas de artículos |
La mayoría de estos errores desaparecen con buenos datos maestros y una revisión de los primeros cien envíos. Y cuando el error está en la recepción, el circuito de recepción de facturas de proveedores debe detectarlo antes de contabilizar.