Las empresas y profesionales cuyo volumen de operaciones superó los 8 millones de euros en el año natural anterior forman la primera ola de la factura electrónica obligatoria entre empresas. Su fecha es el 6 de octubre de 2027, doce meses después de la entrada en vigor de la Orden HAC/1028/2026. El resto llegará un año más tarde, según el calendario de la factura electrónica B2B.
Qué deben hacer desde el primer día
- Emitir sus facturas a empresarios y profesionales españoles en formato electrónico estructurado, por una plataforma privada, por la solución pública de la AEAT o combinando ambas.
- Enviar una copia fiel de cada factura, en sintaxis UBL, a la solución pública de la AEAT si no la emiten a través de ella.
- Recibir en formato electrónico las facturas de sus proveedores que ya estén obligados.
- Informar de los estados: comunicar al emisor la aceptación o el rechazo comercial y el pago completo, y comunicar a la solución pública el pago, la fecha de pago y la de vencimiento. Lo explicamos en estados de factura electrónica B2B.
El PDF durante el primer año
Durante los primeros doce meses en que están obligadas, estas empresas deben acompañar sus facturas electrónicas con un documento PDF que garantice su legibilidad. Tiene sentido: sus clientes pequeños aún no están obligados a recibir facturas estructuradas y necesitan poder leerlas. En la práctica, el programa genera el XML y el PDF a la vez y los envía juntos.
El umbral: qué cuenta y qué no
- Se usa el volumen de operaciones del IVA: entregas de bienes y prestaciones de servicios del año anterior, sin IVA.
- Se mide por empresa, por NIF. En un grupo, una filial puede estar en la primera ola y otra no.
- Una empresa que empieza su actividad no tiene año anterior; conviene revisar con el asesor cómo se aplica en su caso.
- Muchas de estas empresas ya están en el SII (umbral de 6 millones). El SII no las exime de la factura electrónica: son obligaciones independientes.
Retos típicos en empresas grandes
| Reto | Por qué aparece | Cómo abordarlo |
|---|---|---|
| ERP con varias fuentes de facturación | facturas de ventas, servicios y proyectos en módulos distintos | centralizar la salida en un conector único |
| Miles de proveedores pequeños | aún no están obligados a emitir | mantener la recepción de PDF y su digitalización hasta 2028 |
| Comunicación de pagos | el pago se gestiona en tesorería, no en facturación | automatizar el estado de pago desde la conciliación bancaria |
| Estados en cuatro días | plazos cortos | flujos de aprobación con alertas |
| Formatos de clientes | algunos clientes piden otros formatos | la plataforma debe garantizar interoperabilidad |
Ejemplo
Una distribuidora con 14 millones de volumen de operaciones trabaja con 300 clientes y 900 proveedores. En la fase de preparación descubre que solo 40 proveedores están en la primera ola: el resto seguirá enviando PDF hasta octubre de 2028. Organiza dos circuitos: recepción estructurada para los obligados y captura de facturas en PDF para los demás. Para los pagos, conecta su conciliación bancaria con la plataforma, de modo que al casar un pago con una factura se comunica el estado “pagada” en el plazo.
Lo que conviene cerrar ya
- Elegir plataforma y verificar que estará conectada a la solución pública.
- Revisar los datos maestros de clientes y proveedores.
- Definir quién acepta y rechaza facturas recibidas y con qué criterios.
- Revisar contratos con clientes para que el vencimiento figure en cada factura: será un dato que se comunique a la AEAT.