El reglamento de sistemas de facturación permite cumplir de dos maneras. En la modalidad VERI*FACTU, el programa envía cada registro a la Agencia Tributaria en cuanto se emite la factura. En la modalidad NO VERI*FACTU, los registros se quedan en el sistema de la empresa, protegidos con firma electrónica y un registro de eventos, y solo se remiten si la AEAT los pide. Ninguna es “más legal” que la otra: la elección cambia el trabajo interno y lo que ve el cliente.
Comparativa
| Aspecto | VERI*FACTU | NO VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Envío a la AEAT | automático, justo después de cada factura | solo a requerimiento |
| Firma electrónica de cada registro | no se exige | obligatoria |
| Registro de eventos | no se exige | obligatorio |
| QR en la factura | sí | sí |
| Leyenda en la factura | “VERI*FACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” | ninguna |
| El cliente puede verificar la factura en la sede | sí | no |
| Dependencia de conexión a internet | alta (con reintentos si falla) | baja |
La guía de la AEAT sobre las modalidades resume los mismos puntos.
Qué supone cada una en el día a día
En VERI*FACTU la carga técnica se traslada a la remisión: el programa debe gestionar los envíos, los rechazos de la AEAT y los reintentos cuando no hay conexión. A cambio, la empresa no tiene que custodiar firmas ni demostrar la integridad de un registro de eventos: lo enviado ya está en manos de la Administración. El cliente puede escanear el QR y comprobar que la factura existe.
En NO VERI*FACTU la empresa conserva toda la evidencia. Cada registro lleva firma electrónica del sistema, el programa anota en el registro de eventos arranques, paradas, exportaciones o anomalías detectadas, y todo debe poder entregarse a la AEAT en un formato legible cuando lo solicite. Es la opción de quien no quiere depender de un envío continuo, pero exige más disciplina en copias de seguridad, permisos y custodia de certificados.
Criterios para decidir
- Volumen y conectividad. Un comercio con conexión inestable o con TPV en ferias y mercadillos puede sufrir con los envíos en tiempo real; una consultora con veinte facturas al mes, no.
- Capacidad interna. Si nadie en la empresa puede vigilar firmas, copias y eventos, VERI*FACTU simplifica.
- Clientes que valoran verificar. Para quien factura a grandes empresas, que el receptor compruebe la factura en la sede da confianza.
- Qué ofrece tu programa. Muchos productores solo han desarrollado una modalidad. Pregúntalo antes de decidir; la declaración responsable debe indicar cuál soporta.
- Coherencia en el grupo. Si varias sociedades comparten ERP, conviene que todas usen la misma modalidad para que la revisión sea homogénea.
Ejemplo
Una SL de distribución con un ERP y dos personas en administración emite unas 900 facturas al mes. Su proveedor ofrece ambas modalidades. Elige VERIFACTU porque no quiere asumir la custodia de la firma ni revisar el registro de eventos, y porque sus clientes son mayoristas que agradecen poder verificar. Una tienda de artesanía que vende en ferias, en cambio, opta por NO VERIFACTU en su TPV portátil para no depender de la cobertura móvil, y documenta cómo hace las copias de seguridad al volver cada noche.
Cambiar de modalidad
La modalidad no es una decisión para siempre, pero tampoco algo que se cambie cada mes. La norma limita el paso de VERIFACTU a NO VERIFACTU dentro del mismo año natural, así que decide antes de arrancar y documenta el motivo. Si cambias de programa a la vez, revisa también lo que ocurre con las series y la cadena de registros en preparar el software para VERI*FACTU.
Con cualquiera de las dos, las fechas para tener el sistema listo son las mismas: las tienes en el calendario de VERI*FACTU.