Un sistema de facturación adaptado no se prueba como antes. Si emites una factura de prueba en el entorno real, ya has generado un registro encadenado que, en VERI*FACTU, está en la AEAT. Por eso un buen plan de pruebas empieza por decidir dónde se prueba.
Dónde probar
La AEAT ofrece a los desarrolladores un entorno de pruebas para enviar registros sin efectos tributarios. Pregunta a tu proveedor si tu programa tiene un modo de pruebas conectado a ese entorno o una empresa de demostración separada. Lo que no debe hacerse es probar en la empresa real “y luego anular”: cada anulación queda registrada y tendrás que explicarla.
Casos de prueba mínimos
| Caso | Qué comprobar |
|---|---|
| Factura completa a empresa | datos obligatorios, QR, registro F1 |
| Ticket o simplificada | QR legible en papel térmico, registro F2 |
| Factura completa que sustituye tickets | registro F3 con referencia a los tickets |
| Rectificativa por diferencias | serie propia, código R, importes negativos |
| Rectificativa por sustitución | importes completos y referencia |
| Anulación | permisos, motivo, registro de anulación |
| Factura exenta | causa de exención correcta en factura y registro |
| Factura con inversión del sujeto pasivo | mención obligatoria y cuota cero |
| Factura en moneda extranjera | importes de IVA en euros |
| Corte de conexión (VERI*FACTU) | reintentos y aviso al usuario |
| Restauración de copia (NO VERI*FACTU) | evento registrado |
Quién prueba
Las pruebas no son solo cosa de informática. Lo ideal es un pequeño equipo:
- Quien factura a diario, que conoce los casos raros (clientes con varios centros, cargos de portes, descuentos).
- Contabilidad, que comprueba cómo llega cada documento al libro de facturas expedidas y a las cuentas 430, 700 y 477.
- Dirección o administración, que valida los permisos de rectificación y anulación.
Documenta cada caso con una captura del documento, el registro generado y el asiento contable. Ese expediente sirve después ante un auditor o la propia AEAT.
Criterios para dar las pruebas por buenas
- Todos los tipos de documento que emite la empresa se han probado al menos una vez.
- El PDF que recibe el cliente lleva QR y datos correctos.
- La suma de las facturas probadas coincide con el libro de expedidas y con la cuenta de IVA repercutido.
- Los errores encontrados están corregidos y vueltos a probar.
- Los usuarios saben qué hacer ante un error de envío.
Pruebas, arranque real y cierre
El periodo de pruebas tiene un efecto directo en la contabilidad si no se separa bien:
- Empresa de pruebas separada: lo ideal. Nada de lo probado llega a los libros reales.
- Pruebas en la empresa real antes del arranque: si ocurre, cada documento de prueba debe anularse o rectificarse en el mismo mes, y el cierre de ese mes debe listar esos documentos con su explicación.
- Arranque a mitad de mes: evítalo. Si el sistema cambia el día 15, el libro de facturas expedidas del mes saldrá de dos programas distintos y el cuadre con el 303 se complica.
Para el cierre del ejercicio, la recomendación es no arrancar el nuevo sistema en la última quincena del año: es la época con más rectificativas, abonos y regularizaciones. Si el arranque coincide con el 1 de enero, deja el último cierre del sistema antiguo documentado como propone la guía de cierre contable con facturación digital.
Después del arranque
Las primeras semanas en real son también una prueba. Revisa a diario durante el primer mes que no haya envíos rechazados y que las ventas del sistema cuadran con el banco. Las fechas para tener todo listo están en el calendario de VERI*FACTU, y los ajustes de configuración en preparar el software para VERI*FACTU.