Una gestoría o asesoría contable está en una posición peculiar ante VERIFACTU. La obligación de usar un sistema de facturación conforme es de cada cliente, no de la asesoría. Pero la asesoría ve las facturas de cientos de clientes, conoce sus herramientas y suele ser la primera a la que preguntan. Bien gestionado, VERIFACTU es también una oportunidad de servicio.
Tres papeles distintos
| Situación | Papel de la asesoría | Implicación |
|---|---|---|
| El cliente factura con su propio programa | asesor | informar y revisar, sin responsabilidad directa |
| La asesoría emite facturas en nombre del cliente | tercero que expide facturas | debe hacerlo con un sistema conforme y series propias |
| La asesoría ofrece a sus clientes un programa de facturación | distribuidor o productor | debe asegurar la declaración responsable del programa |
El segundo caso es más frecuente de lo que parece: profesionales que piden a su gestoría que les “haga las facturas” cada mes. La factura expedida por un tercero en nombre del obligado debe ir en una serie específica, y el sistema que usa la asesoría para emitirla tiene que cumplir el reglamento.
Diagnóstico de la cartera
Antes de que llegue la fecha, una asesoría puede clasificar a sus clientes con una hoja sencilla:
- ¿Factura con ordenador? Si factura a mano, no le afecta.
- ¿Con qué herramienta? Programa adaptado, programa sin adaptar, plantilla de Excel o Word, TPV.
- ¿Está en el SII? Si es así, queda fuera.
- ¿Sociedad o persona física? Para saber qué plazo le corresponde según el calendario de VERI*FACTU.
- ¿Factura a empresas? Para preparar también la factura electrónica B2B.
Con eso, la cartera queda en tres grupos: listos, con un cambio pendiente y en riesgo (los que facturan con plantillas). Este último grupo merece una comunicación personalizada con tiempo.
Hoja de encargo
Conviene revisar las cartas de encargo para dejar claro:
- que la elección y el uso del sistema de facturación son responsabilidad del cliente;
- si la asesoría emite facturas en nombre del cliente, con qué sistema, en qué serie y quién custodia los registros;
- qué ocurre si el cliente sigue usando una herramienta no conforme después de haber sido advertido.
Revisión de facturas al contabilizar
Al recibir la documentación trimestral, la asesoría puede detectar señales de alarma:
- facturas sin QR emitidas después de la fecha de obligación del cliente;
- huecos o saltos de numeración inexplicados;
- rectificativas mezcladas en la serie ordinaria;
- tickets de un TPV que no cuadran con los cobros con tarjeta.
Advertir por escrito cuando se detectan protege a ambas partes. La relación técnica con el cliente (accesos, intercambio de ficheros, calendario) se explica en integración con asesoría contable.
Colaboración social y representación
Las asesorías que actúan como colaboradores sociales o con apoderamiento pueden hacer trámites ante la AEAT en nombre de sus clientes, pero eso no las convierte en emisoras de las facturas ni traslada la obligación del reglamento. El envío de registros VERI*FACTU lo hace el sistema de facturación del obligado, que identifica al emisor por su NIF.
Si la asesoría ofrece software
Muchas gestorías recomiendan o revenden un programa a sus clientes. Antes de hacerlo:
- Pide al productor la declaración responsable y comprueba qué modalidades cubre.
- Comprueba que emite simplificadas, rectificativas y anulaciones si tus clientes las necesitan.
- Valora si la contabilidad del cliente se puede alimentar directamente desde ese programa, evitando que el cliente envíe PDF cada trimestre.