Las sociedades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades forman el primer grupo de obligados del reglamento de sistemas de facturación. Su plazo es anterior al de los autónomos (las fechas en vigor están en el calendario de VERI*FACTU) y su adaptación suele ser más compleja por una razón: facturan desde más sitios.
Quién está en este grupo
- Sociedades limitadas y anónimas con domicilio fiscal en territorio común.
- Cooperativas, asociaciones y fundaciones que tributan por el IS y emiten facturas por actividades económicas.
- Sociedades civiles con objeto mercantil, que tributan por el IS.
Quedan fuera las sociedades acogidas al SII, de forma obligatoria o voluntaria. Si tu sociedad está cerca del umbral del SII o se plantea entrar voluntariamente, revisa SII y VERI*FACTU: diferencias antes de invertir en la adaptación.
Dónde se complica en una sociedad
El ERP. Muchas pymes facturan desde un ERP con módulos de ventas, almacén y proyectos. Si es un producto comercial, el productor debe emitir su declaración responsable. Si el ERP está personalizado por un integrador, pregunta quién es el productor a efectos del reglamento: una personalización profunda del circuito de facturación puede convertir al integrador, o a la propia sociedad, en productor.
Las integraciones. Tiendas online, plataformas de reservas o sistemas de suscripción que emiten facturas por su cuenta son sistemas de facturación independientes. Hay que decidir si cada una se adapta o si se hace que solo el ERP emita facturas.
Las facturas fuera de circuito. Refacturaciones de gastos a otras sociedades del grupo, facturas de venta de inmovilizado o abonos excepcionales que se hacían en una hoja de cálculo. Todas necesitan un sistema conforme.
Responsabilidades
La obligación es de la sociedad, y el órgano de administración responde de que se cumpla. La sanción del artículo 201 bis de la Ley General Tributaria por tener un sistema no conforme llega hasta 50.000 € por ejercicio. Por eso conviene que el consejo o el administrador único reciba un informe breve del estado de la adaptación y que quede constancia de la fecha de arranque.
Plan de trabajo tipo
| Fase | Responsable | Resultado |
|---|---|---|
| Inventario de sistemas | administración + IT | lista de herramientas que facturan |
| Decisión de modalidad | dirección financiera | documento con la elección y el motivo |
| Adaptación del ERP | proveedor o integrador | versión con declaración responsable |
| Integraciones | IT | cada canal adaptado o redirigido al ERP |
| Pruebas | administración + contabilidad | expediente de pruebas |
| Arranque | dirección financiera | fecha y primera factura del nuevo sistema |
Las pruebas se detallan en el plan de pruebas de VERI*FACTU.
Efecto en la contabilidad y el cierre
VERI*FACTU no cambia el PGC ni el Impuesto sobre Sociedades, pero sí la forma de corregir: los ajustes de ventas al cierre (rappels, devoluciones, errores) deben pasar por rectificativas emitidas en el sistema, no por asientos manuales sin documento. Planifica la emisión de rectificativas de fin de año antes del último día, y concilia el libro de facturas expedidas con la 477 y con las cuentas del grupo 70 antes de formular cuentas.
Ejemplo
Una SL industrial con 6 millones de euros de volumen de operaciones factura desde su ERP, pero los recambios para particulares se venden por una tienda online que genera sus propias facturas. En la adaptación decide que la tienda deje de facturar: los pedidos pasan al ERP, que emite la factura con QR y la envía por correo. Así reduce sus sistemas a uno, con una sola declaración responsable y una sola serie de rectificativas.