El reglamento de sistemas de facturación crea un objeto nuevo que hay que guardar: el registro de facturación. Las empresas ya sabían conservar facturas; ahora deben conservar también los registros de alta y anulación que genera su programa y, en algunos casos, el registro de eventos. Las reglas no son exactamente las mismas que para las facturas.
Qué hay que conservar según la modalidad
| Elemento | VERI*FACTU | NO VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Registros de alta y anulación | se envían a la AEAT; el programa puede guardar copia | se conservan en el sistema, firmados |
| Registro de eventos | no se exige | se conserva en el sistema |
| Facturas emitidas | siempre, como cualquier factura | siempre, como cualquier factura |
En VERI*FACTU, la remisión cumple la mayor parte de la obligación: la AEAT ya tiene el registro. Aun así conviene que el programa guarde una copia consultable, porque te servirá para conciliar y para responder a clientes.
En NO VERI*FACTU, la empresa es la única custodia. Los registros deben permanecer íntegros, legibles y accesibles, con su firma y su huella, durante todo el plazo, y poder remitirse a la AEAT cuando lo solicite.
Plazo
El criterio práctico es alinear la conservación de los registros con la de las facturas que documentan, es decir, al menos mientras la AEAT pueda comprobar la operación: cuatro años de prescripción desde el fin del plazo de declaración, que se alargan cuando la factura afecta a bienes amortizables o a bases negativas que se compensan más tarde. El detalle de plazos para facturas está en la política de conservación de facturas. Si tu programa propone un plazo menor por defecto, cámbialo.
Requisitos de custodia en NO VERI*FACTU
- Copias de seguridad que incluyan registros, firmas y eventos, verificadas periódicamente.
- Restauraciones documentadas: restaurar una copia genera eventos que habrá que explicar.
- Control de accesos a la base de datos; nadie debería poder borrar registros fuera del programa.
- Exportación probada: no basta con que el proveedor diga que se puede; haz una prueba al año.
- Reloj del sistema correcto: la fecha y hora de cada registro forman parte de la prueba.
Cambio de programa o cierre de la empresa
El momento delicado llega cuando el programa deja de usarse. Antes de dar de baja una licencia:
- Exporta todos los registros con sus huellas, firmas y eventos.
- Comprueba que el fichero se puede abrir sin el programa original, o pacta con el proveedor el acceso de consulta durante el plazo de conservación.
- Guarda el fichero con la declaración responsable de la versión que lo generó.
- Anota en el expediente qué serie y qué número fueron los últimos emitidos en el sistema antiguo.
Lo mismo vale para una sociedad que se liquida: los registros siguen siendo exigibles mientras no prescriban las obligaciones, y alguien debe custodiarlos.
Ejemplo
Una consultora en NO VERI*FACTU cambia de programa en junio. Su proveedor anterior le entrega un fichero con los registros y eventos de enero a junio. La administradora comprueba que puede abrirlo con un visor estándar, lo guarda en el archivo de la empresa con la declaración responsable de la versión antigua y anota que la última factura del sistema antiguo fue la 2-0458. El nuevo sistema empieza su propia cadena con la 3-0001, siguiendo lo explicado en series de facturas en VERI*FACTU.
Conservación y contabilidad
La contabilidad no sustituye a los registros: el libro diario muestra el ingreso, pero no la cadena que prueba que la factura no se alteró. Tampoco a la inversa: los registros no sustituyen los libros contables que exige el Código de Comercio. Conserva ambos y, cuando prepares la documentación de una inspección o una auditoría, entrega cada cosa por su canal.