En una venta típica circulan tres papeles: el presupuesto, que propone un precio; la proforma, que anticipa cómo será la factura; y la factura, que documenta la operación. Solo esta última aparece en el Reglamento de facturación. Los otros dos son documentos comerciales, muy útiles para negociar, pero sin efecto en el IVA ni en la contabilidad.
Qué es cada documento
| Presupuesto | Proforma | Factura | |
|---|---|---|---|
| Función | ofrecer un precio y unas condiciones | mostrar por adelantado el contenido de la futura factura | documentar la entrega o el servicio |
| Regulación | Código Civil (oferta y aceptación) y normas de consumo | ninguna específica | RD 1619/2012 |
| Numeración | libre | serie propia, nunca la de facturas | serie correlativa obligatoria |
| Devenga IVA | no | no | documenta el IVA devengado |
| Se contabiliza | no | no | sí |
| Permite deducir al cliente | no | no | sí, si cumple los requisitos |
El presupuesto aceptado es un contrato
Cuando el cliente acepta un presupuesto, por escrito o con un correo inequívoco, hay acuerdo sobre cosa y precio: el contrato queda perfeccionado. A partir de ahí el precio vincula a las dos partes durante el plazo de validez indicado. Por eso un buen presupuesto incluye:
- plazo de validez de la oferta (30 días es habitual);
- descripción concreta de lo que entra y lo que no;
- precio con el IVA desglosado o indicando que no está incluido;
- condiciones de pago y vencimientos, dentro de los límites de la política de crédito de la empresa;
- forma de aceptación (firma, correo de confirmación, número de pedido del cliente).
Con consumidores, además, la normativa de consumo exige en algunos servicios entregar presupuesto previo por escrito si el cliente lo pide, y prohíbe cobrar después más de lo presupuestado sin su consentimiento.
La proforma no es una factura
Una proforma sirve para que el cliente tramite internamente un pago, pida financiación, abra una carta de crédito o, en importaciones, presente un valor estimado a su banco. Nada de eso la convierte en factura:
- No devenga IVA. El impuesto nace con la entrega del bien, la prestación del servicio o el cobro anticipado, no con la emisión de un documento previo.
- No se anota en el libro registro de facturas expedidas ni en la contabilidad.
- El cliente no puede deducir el IVA que figure en ella.
- Debe titularse claramente “Factura proforma” y llevar una numeración separada, para que nadie la confunda con una factura ordinaria.
Con un sistema de facturación sujeto a VERI*FACTU, lo esencial es que la proforma no salga por la serie de facturas: si se emite como factura, genera un registro que ya no puede borrarse y la corrección exige anularla. Las reglas de series de facturas ayudan a separar ambos circuitos.
Si el cliente paga la proforma
Es el caso que más errores provoca. Un cliente recibe una proforma de 5.000 € más IVA y transfiere el importe antes de que se le entregue nada. Ese cobro es un pago anticipado: el IVA se devenga en ese momento por lo cobrado, y el proveedor debe emitir una factura de anticipo, con su número en la serie ordinaria, aunque la entrega se haga semanas después.
Asiento al recibir la transferencia y emitir la factura de anticipo:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 6.050 | |
| 438 Anticipos de clientes | 5.000 | |
| 477 H.P., IVA repercutido | 1.050 |
Cuando se entrega el pedido, la factura final descuenta el anticipo y la 438 se cancela contra la venta. Los detalles de esa factura final y su IVA están en facturación de anticipos de clientes. Si se olvida la factura de anticipo, el IVA del trimestre en que se cobró queda infradeclarado y aflora como diferencia al cuadrar el IVA repercutido.
Del presupuesto a la factura sin teclear dos veces
El circuito ordenado es:
- Presupuesto con número propio y validez.
- Aceptación registrada (fecha y quién acepta).
- Proforma, solo si el cliente la necesita.
- Pedido o albarán con lo realmente entregado.
- Factura generada a partir del albarán, no del presupuesto, para que recoja cambios de cantidades.
Convertir directamente un presupuesto en factura es cómodo, pero si el cliente pidió 10 unidades y solo se entregaron 8, la factura nace mal y obliga a rectificar. Un control sencillo: ninguna factura sin documento de entrega o acta del servicio vinculado.
En proyectos largos, el presupuesto aceptado sirve además como base para el calendario de hitos; ver facturación por hitos de proyecto.
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