En consultoría, desarrollo de software, ingeniería, obra o producción audiovisual es normal pactar el precio total y cobrarlo en tramos: un porcentaje a la firma, otro con la entrega del diseño, otro con la puesta en marcha. Cada tramo es un hito de facturación. El problema contable aparece porque esos hitos son acuerdos comerciales sobre cuándo se paga, mientras que el ingreso debe reconocerse cuando se transfiere el control del trabajo al cliente.
Tres preguntas distintas para cada hito
Antes de emitir conviene separar tres decisiones que se suelen mezclar:
- ¿Cuándo puedo facturar? Lo dice el contrato: hito alcanzado, fecha o aceptación del entregable.
- ¿Cuándo se devenga el IVA? En las prestaciones de servicios, cuando se prestan; si el cliente paga antes, en el momento del cobro y por el importe cobrado. Un hito pagado a la firma devenga IVA aunque no se haya trabajado nada.
- ¿Cuándo es ingreso? Según el avance real del trabajo o la entrega, con las reglas de la norma de registro y valoración de ingresos del PGC.
Las tres fechas pueden coincidir, pero en un proyecto de seis meses casi nunca lo hacen.
Ingreso a lo largo del tiempo o en un momento
La NRV 14.ª del PGC, reformada por el Real Decreto 1/2021 y desarrollada por la resolución del ICAC sobre reconocimiento de ingresos, distingue dos situaciones. El ingreso se reconoce a lo largo del tiempo si se cumple alguna de estas condiciones:
- el cliente recibe y consume los beneficios a medida que trabajas (un servicio de soporte o de asesoría continuada);
- el trabajo crea o mejora un activo que el cliente controla mientras se ejecuta (una reforma en su local);
- lo que produces no tiene uso alternativo para ti y tienes derecho a cobrar el trabajo hecho hasta la fecha si el cliente cancela (un desarrollo a medida con esa cláusula).
Si no se cumple ninguna, el ingreso se reconoce en un momento, normalmente a la entrega y aceptación. Mientras tanto los costes incurridos se acumulan como existencias de servicios o productos en curso.
Para medir el grado de avance se usan métodos de producto (unidades entregadas, hitos técnicos verificados) o de recursos (horas o costes incurridos sobre los totales estimados). Elige uno por tipo de proyecto y mantenlo; cambiar de método para mejorar un cierre es un cambio de estimación que hay que justificar.
Ejemplo de proyecto a caballo entre dos ejercicios
Una consultora pacta con un cliente la implantación de un sistema por 60.000 € más IVA, con derecho a cobrar el trabajo hecho si se cancela. Calendario de hitos: 30 % a la firma, 40 % con el análisis funcional aprobado y 30 % a la puesta en marcha. Estima 1.000 horas en total.
- Noviembre: firma y cobro del primer hito, 18.000 € más 3.780 € de IVA. Se devenga el IVA por el cobro.
- A 31 de diciembre lleva 450 horas, un avance del 45 %: el ingreso del ejercicio es 27.000 €.
- El segundo hito aún no se ha facturado porque el análisis está pendiente de aprobación.
Asiento del cobro del primer hito, que es un anticipo frente al trabajo todavía no realizado:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 572 Bancos | 21.780 | |
| 438 Anticipos de clientes | 18.000 | |
| 477 H.P., IVA repercutido | 3.780 |
Ajuste a 31 de diciembre para reconocer el 45 % (27.000 €): se aplica el anticipo y el resto queda como ingreso pendiente de facturar.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 438 Anticipos de clientes | 18.000 | |
| 4309 Clientes, facturas pendientes de formalizar | 9.000 | |
| 705 Prestaciones de servicios | 27.000 |
Cuando en enero se apruebe el análisis y se facture el segundo hito (24.000 €), se cancela la 4309 y la diferencia se trata según el avance de enero. La lógica de la cuenta 4309 se explica con más detalle en ingresos no facturados al cierre. Si el primer cobro se hubiera documentado como anticipo puro, las reglas de la facturación de anticipos se aplican igual.
Lo que suele salir mal
- Facturar por hitos y contabilizar por facturas. El resultado del ejercicio salta según cuándo se firma un acta, no según el trabajo hecho.
- Estimaciones de horas que nunca se revisan. Si el proyecto se desvía, el grado de avance calculado con el presupuesto inicial sobrevalora el ingreso. Revisa el coste total estimado en cada cierre.
- Proyectos con pérdidas. Si el coste previsto supera el precio, la pérdida esperada se provisiona en cuanto se conoce, no al terminar.
- Retenciones de garantía. Si el cliente retiene un 5 % hasta la recepción definitiva, ese importe sigue siendo un crédito; no lo dejes fuera del control de cobros.
Para seguir el margen de cada encargo más allá del ingreso, la guía sobre rentabilidad por proyecto propone un cuadro sencillo.
Hitos facturados con factura electrónica
Con la factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley 18/2022 y Real Decreto 238/2026), cada hito facturado a un cliente empresarial establecido en España se enviará como fichero estructurado y el cliente comunicará si lo acepta o lo rechaza. En proyectos esto tiene más peso que en una venta corriente, porque el motivo típico de rechazo es “el hito no está aprobado”:
- Referencia de pedido y de contrato. Muchos clientes grandes solo aceptan facturas que citan su número de pedido. La norma europea EN 16931 tiene campos para la referencia de pedido, de contrato y de proyecto; rellénalos con los datos del cliente, no con tu código interno.
- Acta de aceptación antes de la factura. Si el contrato condiciona el pago a la aprobación del entregable, emite el hito cuando tengas el acta. Facturar antes provoca un rechazo y te obliga a rectificar.
- El rechazo no deshace la factura. Si el cliente rechaza un hito con razón, la corrección se hace con factura rectificativa, también electrónica.
- Pagos y vencimientos visibles. El cliente informará de la fecha de pago completo de cada hito, lo que convierte los retrasos en un dato medible para tu previsión de caja.
Qué estados se comunican y en qué plazo lo detalla la guía de estados de la factura electrónica B2B.
Llevar hitos, avance y facturas en el mismo sistema evita conciliar tres hojas de cálculo en cada cierre.