Cada factura con vencimiento a 60 días es un préstamo sin intereses que la empresa concede a su cliente. Las pymes que sufren impagados graves rara vez fallan en la reclamación; fallan antes, al aceptar un pedido grande de un cliente que nadie había analizado. Una política de crédito es el documento, breve, que fija con qué criterios se concede ese préstamo comercial y quién puede saltárselos.
Los cinco elementos de una política útil
- Quién decide. Comercial propone, administración aprueba. Si el mismo vendedor que cobra comisión por el pedido fija el límite, el límite no existe.
- Qué se comprueba antes del primer pedido a plazo. Una lista cerrada, igual para todos.
- Cuánto riesgo por cliente. Un límite de crédito expresado en euros: facturas pendientes más pedidos en curso.
- Qué condiciones de pago se ofrecen, dentro de los máximos legales.
- Qué pasa cuando se supera el límite o hay vencidos. Bloqueo de pedidos, pago anticipado o garantías.
Cabe en dos páginas. Lo importante es que el programa de facturación la aplique, no que esté bien redactada.
Comprobaciones antes de vender a plazo
Para un cliente empresa nuevo, unos mínimos razonables:
- NIF válido y coincidente con la razón social. Es también la base de una factura correcta; ver cómo validar el NIF.
- Cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil. Una SL que lleva dos ejercicios sin depositar, o con patrimonio neto negativo, merece pago anticipado.
- Antigüedad y administradores: una sociedad constituida hace tres meses no tiene historial, y conviene saber si sus administradores han estado en concursos recientes (Registro Público Concursal y BORME).
- Ficheros de solvencia cuando el importe lo justifique, con informes comerciales que recojan incidencias de pago.
- Datos de facturación completos desde el alta: dirección fiscal, correo de facturas, referencias de pedido que exija el cliente. La guía de alta de clientes detalla el formulario.
Cómo fijar el límite de crédito
No existe una fórmula legal. Un método práctico en tres tramos:
| Perfil del cliente | Límite inicial | Revisión |
|---|---|---|
| Sin cuentas depositadas o recién constituido | Pago anticipado o límite simbólico | A los seis meses de historial |
| Cuentas depositadas, sin incidencias | Hasta dos meses de compras previstas | Anual |
| Cliente con historial propio de más de un año sin retrasos | Según su compra media y su solidez financiera | Anual o al cambiar el volumen |
Ejemplo: un fabricante de envases vende a una distribuidora que prevé comprar 15.000 € al mes con pago a 60 días. Su exposición normal será de unos 30.000 € en facturas vivas más el pedido en curso. Si las cuentas depositadas muestran fondos propios de 80.000 €, conceder un límite de 40.000 € supone arriesgar la mitad del patrimonio del cliente en tus facturas. Una alternativa razonable: límite de 25.000 €, pago a 30 días los primeros seis meses y revisión con el historial real.
El riesgo se mide sobre el saldo de la cuenta 430 de clientes más los pedidos aceptados y no facturados, y también los efectos descontados que puedan volver impagados.
Plazos que puedes ofrecer
La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad limita la generosidad comercial en operaciones entre empresas: si no se pacta nada, el plazo es de 30 días naturales desde la entrega o la prestación del servicio, y por acuerdo nunca puede superar los 60 días. Un cliente grande que impone 90 o 120 días está pactando una cláusula que la ley considera nula. La política puede fijar, por ejemplo, 30 días como estándar, 60 días para clientes con límite aprobado y pago anticipado para pedidos especiales. Cómo calcular y reflejar cada fecha está en vencimientos de facturas.
Garantías y seguro de crédito
Cuando el límite que el cliente pide supera lo que tus comprobaciones justifican, hay alternativas a decir que no:
- Anticipo parcial del pedido, documentado con su factura.
- Aval bancario o garantía personal de los socios en operaciones grandes.
- Domiciliación SEPA B2B, que impide al deudor devolver el adeudo una vez cargado.
- Seguro de crédito: la aseguradora estudia a tus clientes, asigna a cada uno una cobertura y, si no pagan, indemniza un porcentaje de la deuda. La prima es un gasto en la cuenta 625. Compensa cuando la cartera está concentrada en pocos clientes o cuando vendes al extranjero, donde reclamar cuesta mucho más.
- Factoring sin recurso, que traslada el riesgo de impago a la entidad; tiene coste y su propia contabilización, explicada en factoring sin perder control contable.
Cuándo se bloquea un cliente
Define reglas objetivas y automáticas: pedido nuevo que supera el límite, factura vencida hace más de 15 días o recibo devuelto sin explicación. El bloqueo no es una sanción, es una pausa hasta que administración revise. Las excepciones deben quedar firmadas por quien la política designe. Cuando el retraso ya existe, la secuencia de reclamación es la de recobro amistoso de impagados.
Si el control de límites te obliga a cruzar a mano el saldo del cliente con los pedidos, conviene un programa contable que lo calcule al momento.