Un despacho de abogados, un estudio de arquitectura, una notaría pequeña o una gestoría tienen algo en común: además de cobrar sus honorarios, manejan dinero de sus clientes. Tasas judiciales, aranceles registrales, impuestos que pagan por cuenta del cliente, provisiones para gastos. Mezclar ese dinero con el propio es el error contable más grave del sector.
Suplidos
Son cantidades que el despacho paga en nombre y por cuenta del cliente: una tasa judicial, el arancel del Registro de la Propiedad, el impuesto de transmisiones de una compraventa. El artículo 78.Tres.3º de la Ley del IVA las excluye de la base imponible cuando:
- se pagan en virtud de un mandato expreso del cliente;
- el justificante está a nombre del cliente (la tasa, el arancel, la autoliquidación);
- se reflejan en la contabilidad en cuentas específicas.
En la factura, los suplidos aparecen después de la base imponible y el IVA, sin IVA, con su justificante. No son ingreso ni gasto del despacho.
| Concepto | ¿Lleva IVA? |
|---|---|
| Honorarios por la demanda | sí, 21 % |
| Tasa judicial pagada con NIF del cliente | no (suplido) |
| Fotocopias y desplazamientos del abogado | sí, forman parte de los honorarios |
| Informe pericial encargado por el despacho a su nombre | sí: es un gasto del despacho que se refactura |
Provisiones de fondos
Antes de empezar, el despacho suele pedir una provisión de fondos. Su tratamiento depende de para qué es:
- Para pagar suplidos: no tiene IVA. Se registra como deuda con el cliente (una subcuenta de anticipos o de clientes acreedores) y se va consumiendo con cada pago por su cuenta.
- Como anticipo de honorarios: el IVA se devenga al cobrarla (artículo 75.Dos de la Ley del IVA), así que debe facturarse.
Al terminar el asunto, se liquida: honorarios más suplidos menos provisiones recibidas. El saldo se devuelve o se cobra.
Retención de IRPF
Si el profesional es persona física (abogado o arquitecto autónomo) y el cliente es empresa o profesional, la factura lleva retención del 15 % (7 % los primeros años de actividad). La retención se calcula solo sobre los honorarios, nunca sobre los suplidos. En despachos constituidos como sociedad profesional, la factura de la sociedad no lleva retención, aunque los socios que facturen a la sociedad sí.
Cuentas de clientes
Un despacho debe poder responder en cualquier momento cuánto dinero tiene de cada cliente. Lo recomendable:
- Subcuenta por cliente o por asunto para provisiones y suplidos.
- Conciliación mensual de esas subcuentas con los movimientos bancarios.
- Si el volumen lo justifica, una cuenta bancaria separada para fondos de clientes.
Ejemplo
Un abogado recibe 1.000 € de provisión para una demanda. Paga 300 € de tasa con el NIF del cliente. Al terminar, factura 1.500 € de honorarios más 315 € de IVA, menos 225 € de retención, más 300 € de suplido: total 1.890 €. Descuenta la provisión de 1.000 € y reclama 890 €.
Factura electrónica en el despacho
Los despachos que trabajan para empresas entrarán en la factura electrónica B2B. Lo específico del sector:
- Suplidos en el fichero estructurado: deben ir como importes no sujetos, fuera de la base, con su descripción. Si el programa los suma a la base, el cliente verá un IVA incorrecto y rechazará la factura.
- Retención codificada: la retención de IRPF debe constar en su campo, para que el cliente la contabilice e ingrese bien.
- Clientes particulares: siguen fuera de la obligación; muchos despachos tendrán una mezcla y el programa debe distinguirlos.
- Minutas por fases: si facturas por fases procesales, referencia el asunto en cada factura; el cliente lo necesitará para aprobarla.
Consulta las fechas en el calendario de la factura electrónica B2B y el funcionamiento de las retenciones en factura de profesional con retención.