Una academia de idiomas, un centro de refuerzo escolar o una escuela de formación profesional comparten un rasgo que condiciona toda su contabilidad: buena parte de sus ingresos puede estar exenta de IVA, y eso repercute en lo que pueden deducir.
La exención de IVA en la enseñanza
El artículo 20.Uno.9º de la Ley del IVA declara exenta la educación de la infancia y la juventud, la enseñanza escolar, universitaria y de posgrado, la enseñanza de idiomas y la formación y reciclaje profesional, cuando la prestan entidades públicas o entidades privadas autorizadas para el ejercicio de esas actividades y versan sobre materias incluidas en los planes de estudio del sistema educativo. El ordinal 10º añade las clases particulares impartidas por personas físicas sobre esas mismas materias.
En la práctica:
| Actividad | Tratamiento habitual |
|---|---|
| Refuerzo escolar de materias del currículo, centro autorizado | exenta |
| Idiomas en centro autorizado | exenta |
| Clases particulares de matemáticas por un profesor autónomo | exenta |
| Cursos de ocio (cocina, fotografía amateur, yoga) | sujeta al tipo general |
| Venta separada de libros | sujeta al tipo superreducido de los libros |
| Comedor o transporte prestado por el propio centro a sus alumnos | puede seguir la exención como servicio accesorio |
La frontera entre “materia del plan de estudios” y “curso de ocio” es la causa de la mayoría de problemas con la AEAT. Antes de lanzar un curso nuevo, decide su tratamiento y documenta por qué.
Efecto en el IVA soportado
Si todos tus ingresos están exentos, no puedes deducir el IVA de tus compras (alquiler, mobiliario, publicidad): pasa a ser más gasto. Si combinas cursos exentos y sujetos, aplicas la prorrata, que explicamos en prorrata de IVA en pymes. Muchas academias descubren tarde que su curso de verano de ocio les obligaba a aplicarla.
Cuotas, matrículas y bajas
- Matrícula: se reconoce cuando el alumno se inscribe si no es reembolsable; si lo es, se periodifica.
- Cuotas mensuales: ingreso del mes al que corresponden. Un curso cobrado por adelantado en septiembre se lleva a 485 Ingresos anticipados y se traspasa a 705 cada mes.
- Cobros por domiciliación: las devoluciones de recibos se reflejan contra la cuenta del alumno, no se anulan facturas.
- Bajas a mitad de curso: si devuelves parte de lo cobrado, emite una rectificativa.
Subvenciones y formación bonificada
Las academias que imparten formación para empresas a menudo trabajan con la formación programada por las empresas gestionada a través de FUNDAE: la empresa cliente paga el curso y luego se bonifica el coste en sus cotizaciones. Para la academia, la empresa es su cliente normal; no factures a FUNDAE. Si recibes subvenciones públicas para impartir cursos, su tratamiento contable es el de subvenciones y caja.
VERI*FACTU en centros de formación
Que un curso esté exento de IVA no exime de facturarlo ni de usar un sistema de facturación conforme. Las facturas exentas también generan registro de alta y llevan QR. Puntos concretos para academias:
- El registro debe indicar la causa de exención del artículo 20; un programa mal configurado puede enviar las cuotas como “no sujetas”, que es otra cosa.
- Las cuotas mensuales suelen generarse en bloque cada mes. Comprueba que el programa no emite facturas de alumnos dados de baja y que, si lo hace, la corrección es una anulación justificada o una rectificativa, no un borrado.
- Si la gestión académica (matrículas, asistencia) y la facturación están en programas distintos, solo uno de ellos debe emitir facturas.
- Recibos de una plataforma de cobro online que genere facturas por su cuenta son otro sistema de facturación que debe cumplir.
Las fechas aplicables están en el calendario de VERI*FACTU.
Factura electrónica con clientes empresa
La mayoría de los alumnos son particulares y quedan fuera de la factura electrónica B2B. Pero muchas academias facturan cursos a empresas: formación in company, idiomas para plantillas, cursos bonificados. Esas facturas sí entrarán en la obligación cuando llegue la fecha de la academia (ver calendario de la factura electrónica B2B). Consejos:
- Separa en la ficha de cliente a particulares y empresas para que el programa sepa qué facturas deben ir en formato estructurado.
- Las empresas que gestionan bonificaciones necesitan en la factura datos del curso (denominación, horas, fechas, participantes). Acuerda con ellas qué datos van en la factura y cuáles en la documentación del curso.
- Una factura exenta debe llevar la causa de exención también en el fichero estructurado.
Indicadores útiles
Coste por alumno y curso, ocupación de aulas, tasa de bajas y morosidad de cuotas. Si llevas los cursos como centros de coste, tendrás margen por curso sin hojas de cálculo; lo explicamos en control de gastos por centro de coste.