Una incapacidad temporal (IT) cambia la nómina del mes de tres formas: parte del sueldo deja de ser salario y pasa a ser prestación, una parte de esa prestación la paga la empresa de su bolsillo y otra la adelanta por cuenta de la Seguridad Social. Si la contabilidad no separa las tres, el coste laboral queda sobrevalorado y la cuenta con la TGSS no cuadra.
Quién paga cada tramo
La prestación se calcula sobre la base reguladora diaria, que normalmente es la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior a la baja dividida entre los días de ese mes (o entre 30 si el salario es mensual). Los porcentajes llevan décadas sin cambiar:
| Contingencia | Días de baja | Prestación | A cargo de |
|---|---|---|---|
| Enfermedad común o accidente no laboral | 1 a 3 | ninguna | nadie, salvo mejora del convenio |
| 4 a 15 | 60 % de la base reguladora | la empresa | |
| 16 a 20 | 60 % | INSS o mutua, mediante pago delegado | |
| desde el 21 | 75 % | INSS o mutua, mediante pago delegado | |
| Accidente de trabajo o enfermedad profesional | día de la baja | salario íntegro | la empresa |
| desde el día siguiente | 75 % de la base de contingencias profesionales | mutua o INSS, mediante pago delegado |
El pago delegado significa que la empresa abona la prestación al trabajador en la nómina, como si fuera suya, y luego se la descuenta de lo que debe ingresar a la Seguridad Social ese mes. No es un coste: es un crédito frente a la TGSS.
Muchos convenios obligan a complementar la prestación hasta el 100 % del salario desde el primer día o desde un día concreto. Ese complemento sí es coste de la empresa y salario a todos los efectos.
Ejemplo: veinte días de baja por enfermedad común
Un trabajador con un salario y una base de cotización de 2.100 € mensuales causa baja el 1 de junio por enfermedad común y recibe el alta el 20. Su base reguladora diaria es 2.100 / 30 = 70 €. El convenio de la empresa complementa la prestación hasta el 100 % desde el primer día.
| Concepto | Cálculo | Importe | Cuenta |
|---|---|---|---|
| Salario de los días 21 a 30 | 10 × 70 | 700,00 € | 640 |
| Prestación días 4 a 15 a cargo de la empresa | 12 × 70 × 60 % | 504,00 € | 640 |
| Prestación días 16 a 20 en pago delegado | 5 × 70 × 60 % | 210,00 € | 471 |
| Complemento del convenio hasta el 100 % | 1.400 − 504 − 210 | 686,00 € | 640 |
| Total devengado | 2.100,00 € |
El trabajador cobra lo mismo que un mes normal, pero 210 € de ese importe no son gasto de la empresa.
Asientos del mes de la baja
Con una retención de IRPF de 252 € y una cuota obrera de 125 € (cifras hipotéticas del programa de nóminas), el devengo queda así:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 1.890,00 | |
| 471 Organismos de la Seguridad Social, deudores | 210,00 | |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 252,00 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 125,00 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.723,00 |
La cuota patronal del mes se registra igual que siempre (642 contra 476), porque durante la IT la empresa sigue cotizando. Cuando se paga la liquidación del mes, el pago delegado reduce el cargo bancario:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | total de cuotas | |
| 471 Organismos de la Seguridad Social, deudores | 210,00 | |
| 572 Bancos | diferencia |
La prestación también está sujeta a retención de IRPF: es rendimiento del trabajo aunque la pague, en el fondo, la Seguridad Social. Los mismos movimientos se ven, cuenta por cuenta, en el asiento contable de la nómina.
El coste que no aparece en el recibo
Una baja cuesta a la empresa bastante más que los días 4 a 15:
- la cuota patronal completa durante toda la baja;
- los complementos de convenio, que en bajas largas pueden superar lo que paga la empresa por ley;
- la sustitución, si se contrata a otra persona o se pagan horas extra;
- las vacaciones que el trabajador no pudo disfrutar: el artículo 38.3 del Estatuto le permite disfrutarlas después, lo que puede obligar a periodificar vacaciones pendientes al cierre.
Para presupuestar el absentismo con cifras propias, parte del coste real de un trabajador y añade un porcentaje basado en el historial de bajas de la plantilla.
Lo que hay que revisar cada mes
- Partes de baja y alta: desde el 1 de abril de 2023 el trabajador no entrega copia en papel; la empresa recibe los datos del INSS por vía telemática y debe comprobar que coinciden con lo que ha liquidado.
- La 471 a cero tras cada liquidación. Un saldo antiguo suele indicar un pago delegado que no se dedujo en el recibo de liquidación.
- Contingencia correcta: una baja registrada como enfermedad común cuando es accidente de trabajo hace que la empresa pague días que corresponden a la mutua.
- Recaídas: si la nueva baja se considera recaída de la anterior, el cómputo de días continúa y la empresa no vuelve a pagar los días 4 a 15.
La compensación de la 471 con la 476 es una de las partidas que más diferencias provoca al conciliar los seguros sociales. Llevar ambas cuentas por trabajador, como permite cualquier programa de contabilidad con subcuentas, facilita ese cuadre mensual.