Cada mes de trabajo genera días de vacaciones. Si esos días se disfrutan dentro del mismo ejercicio, el coste ya está en la cuenta de resultados a través de la nómina normal y no hay nada que ajustar. El problema aparece cuando, a la fecha de cierre, la plantilla tiene días ganados que se disfrutarán el ejercicio siguiente: el trabajador cobrará entonces su sueldo sin trabajar, pero el coste pertenece al año en que generó el derecho.
Cuándo quedan vacaciones pendientes al cierre
El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores fija un mínimo de 30 días naturales al año, que no se pueden sustituir por dinero, y un calendario que debe conocerse con al menos dos meses de antelación. Normalmente las vacaciones del año se disfrutan dentro del año, pero hay situaciones en que no:
- Incapacidad temporal, nacimiento o riesgo durante el embarazo: el artículo 38.3 permite disfrutar las vacaciones después, aunque haya terminado el año natural. En caso de IT, el límite es de 18 meses desde el final del año en que se originaron.
- Convenios que permiten trasladar días al primer trimestre del año siguiente.
- Año de vacaciones distinto del natural: hay convenios que computan de junio a mayo o de abril a marzo.
- Ejercicio económico que no coincide con el año natural: una SL que cierra el 30 de junio tendrá casi siempre días devengados pendientes del verano.
Provisión o periodificación
En el lenguaje de los despachos se habla de “provisión de vacaciones”, pero el importe y la fecha de pago no son inciertos: el trabajador tiene derecho a esos días y la empresa sabe cuánto cuesta cada uno. Por eso no se usan las cuentas de provisiones del grupo 14, sino una deuda devengada con el personal, en una subcuenta de la 465 Remuneraciones pendientes de pago. La cotización empresarial que se pagará al disfrutarlos se reconoce del mismo modo, en una subcuenta de la 476.
Esta distinción también ayuda en el Impuesto sobre Sociedades: al tratarse de una obligación devengada y no de una provisión para riesgos, el gasto sigue la regla general de imputación temporal del artículo 11 de la LIS.
Cómo calcular el importe
- Obtén, por trabajador, los días devengados hasta la fecha de cierre y los días disfrutados.
- Multiplica los pendientes por el coste diario: salario mensual más la prorrata de pagas, dividido entre 30.
- Añade la cuota patronal, aplicando el porcentaje efectivo que resulte de las últimas liquidaciones de la empresa.
- Excluye los días que vayan a perderse según el convenio: si no se pueden disfrutar ni compensar, no hay obligación.
Si los días pendientes son pocos y similares año tras año, el efecto en resultados es mínimo y puede bastar con documentar que no es significativo. Cuando hay bajas largas, cambios de plantilla o un cierre a mitad de año, el ajuste suele ser material.
Ejemplo con bajas y un traslado de días
Una SL cierra el 31 de diciembre. Revisando la plantilla, encuentra:
| Trabajador | Motivo | Días pendientes | Coste diario | Importe |
|---|---|---|---|---|
| A | IT de octubre a diciembre | 12 | 80 € | 960 € |
| B | traslado permitido por el convenio hasta marzo | 5 | 80 € | 400 € |
| C | permiso por nacimiento | 3 | 80 € | 240 € |
| Total | 20 | 1.600 € |
Con un porcentaje efectivo de cotización empresarial del 30 % (hipotético), la cuota asociada es de 480 €.
31 de diciembre, reconocimiento
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 1.600,00 | |
| 642 Seguridad Social a cargo de la empresa | 480,00 | |
| 4652 Vacaciones devengadas pendientes | 1.600,00 | |
| 4769 Seguridad Social devengada sobre vacaciones | 480,00 |
Ejercicio siguiente, cuando se disfrutan
El mes en que A, B y C toman sus días, la nómina normal vuelve a cargar la 640 y la 642 por su sueldo completo. Para no contar dos veces el coste, se revierte la parte correspondiente: Debe 4652 y 4769, Haber 640 y 642. Al final, cada ejercicio soporta el coste de las vacaciones que realmente se ganaron en él.
Cuándo se pagan en dinero
Solo en un caso: al terminar el contrato con días pendientes. Entonces la empresa abona su importe en la liquidación y debe cotizar por ellos prolongando el alta. Si estaban periodificados, el pago cancela la subcuenta de la 465; el resto del proceso se explica en finiquitos en contabilidad.
Pagar vacaciones en dinero a un trabajador en activo no está permitido aunque él lo pida, y además no libera a la empresa de concederle los días.
Dónde encaja en el cierre
Las vacaciones pendientes deben aparecer en la lista de ajustes de personal del cierre, junto con pagas extra devengadas, bonus e indemnizaciones comprometidas. Conviene pedir el informe de días pendientes a la persona que gestiona las nóminas antes de cerrar diciembre, y no en febrero. Encontrarás el resto de partidas en la checklist de cierre del ejercicio y en la revisión de periodificaciones al cierre. Las bajas que originan buena parte de estos días se tratan en bajas médicas y coste laboral, y la ficha de cuentas está en vacaciones devengadas en el plan contable.