Un trabajador que a mitad de mes pide cobrar una parte de su sueldo no está pidiendo un favor. El artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho a percibir, antes del día señalado para el pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado. La empresa puede organizar cómo se solicitan, pero no negarlos cuando se refieren a días ya trabajados.
Para la contabilidad, la clave es que el anticipo no genera gasto. El gasto de personal se reconoce una sola vez, cuando se devenga la nómina; el anticipo es solo dinero que sale antes de tiempo.
Anticipo, préstamo o dinero para gastos
Antes de registrar nada conviene saber qué se ha entregado realmente, porque cada caso va a una cuenta distinta del PGC:
| Situación | Cuenta | Qué implica |
|---|---|---|
| Adelanto de salario ya devengado, que se descuenta en la nómina del mes | 460 Anticipos de remuneraciones | se cancela con el devengo de la nómina |
| Cantidad superior a lo trabajado o devolución en varios meses | 544 o 254 Créditos al personal (corto o largo plazo) | es un préstamo; si el interés es inferior al legal del dinero hay retribución en especie |
| Dinero para un viaje o una compra que el empleado justificará | cuenta de gastos a justificar del personal | se liquida con tickets y facturas, no en la nómina |
La frontera entre anticipo y préstamo tiene consecuencias fiscales. Un préstamo a un empleado sin interés o con interés inferior al interés legal del dinero es una retribución en especie valorada por la diferencia de intereses, con su ingreso a cuenta. El anticipo de días ya trabajados no tiene ese efecto. Las entregas para viajes se tratan en la guía de anticipos a empleados y su liquidación.
Cómo se registra un anticipo de mitad de mes
Una SL paga las nóminas el último día de cada mes. El 15 de marzo, una empleada con un bruto mensual de 2.000 € pide un anticipo de 600 €, inferior a lo que ya ha trabajado en la primera quincena. Su nómina de marzo, según el programa de nóminas, lleva una cuota obrera de Seguridad Social de 130 € y una retención de IRPF de 240 €.
15 de marzo, entrega del anticipo
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 460 Anticipos de remuneraciones | 600,00 | |
| 572 Bancos | 600,00 |
31 de marzo, devengo de la nómina
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 640 Sueldos y salarios | 2.000,00 | |
| 4751 HP acreedora por retenciones practicadas | 240,00 | |
| 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores | 130,00 | |
| 460 Anticipos de remuneraciones | 600,00 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 1.030,00 |
La transferencia de fin de mes es de 1.030 €, no de 1.630 €. La cuota empresarial se registra aparte, como en cualquier otro mes; el detalle completo del devengo está en el asiento contable de la nómina.
Fíjate en que el gasto del mes sigue siendo 2.000 € más la cuota patronal. Si alguien registrara el anticipo en la 640, el gasto de marzo quedaría inflado en 600 € y la conciliación con el resumen de nóminas no cuadraría.
IRPF y Seguridad Social: se calculan sobre el bruto completo
El anticipo no altera la base de cotización ni la base de retención: ambas se calculan sobre el salario devengado del mes. En el recibo de salarios, el anticipo aparece como una deducción más, junto a la cuota obrera y el IRPF, y reduce únicamente el líquido a percibir.
Cuando anticipo y nómina se pagan dentro del mismo mes, la retención se declara en el modelo 111 del periodo que corresponde a esa nómina, sin más complicación. Si la empresa adelanta cantidades que se van a regularizar en un mes posterior, revisa con la asesoría laboral en qué periodo se practica la retención, porque la obligación nace cuando se satisfacen las rentas.
Una política escrita evita discusiones
El Estatuto no fija el procedimiento, así que lo razonable es dejarlo por escrito, a menudo con lo que ya diga el convenio:
- Solicitud firmada o por el portal del empleado, con fecha e importe.
- Límite ligado a los días trabajados del mes (por ejemplo, hasta el salario neto devengado a la fecha).
- Fechas fijas de pago de anticipos, para no hacer transferencias sueltas cada día.
- Descuento automático en la nómina del mismo mes.
- Si alguien pide más de lo trabajado, se trata como préstamo, con su documento y su calendario de devolución.
Qué hacer si el contrato termina con un anticipo pendiente
Si un trabajador causa baja después de cobrar un anticipo que todavía no se ha descontado, el importe se compensa en la liquidación final. Por eso el saldo de la 460 de esa persona debe revisarse antes de calcular el finiquito: si se olvida, la empresa paga dos veces la misma parte del salario y luego tiene que reclamarla.
La cuenta 460 debería quedar a cero cada mes
En una empresa que solo da anticipos de días trabajados, la 460 vuelve a cero con cada nómina. Un saldo que sobrevive al cierre mensual indica casi siempre una de estas tres cosas: un anticipo que no se ha descontado en el recibo, un préstamo registrado en la cuenta equivocada o una transferencia duplicada. Conviene revisarla por trabajador, no solo en total, y llevar el detalle de cada movimiento como explica la ficha de anticipos a empleados en el plan contable.
Si las nóminas y el banco se registran en el mismo programa contable, el descuento del anticipo y la conciliación de la 460 dejan de depender de una hoja aparte.