Un commerce, un restaurant, une boulangerie ou un salon de coiffure réalisent des dizaines ou des centaines de ventes par jour. La comptabilité n’a pas besoin de chacune d’elles : elle a besoin d’un total fiable par journée, ventilé comme la déclaration de TVA l’exige, et d’un lien vers le détail conservé dans la caisse.
Ce que la caisse doit respecter
Tout assujetti à la TVA qui enregistre les règlements de clients particuliers au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse doit utiliser un outil qui garantit l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données. La conformité se justifie par un document de l’éditeur, certificat ou attestation selon les règles en vigueur, qui ont été modifiées plusieurs fois ces dernières années ; demandez à votre éditeur le justificatif actuel et conservez-le. À défaut, l’amende est de 7 500 EUR par système non conforme.
Pour la comptabilité, ces exigences ont un effet concret : une vente enregistrée ne peut plus être effacée. Une annulation ou un remboursement apparaît comme une opération négative, visible dans le rapport de clôture. C’est une garantie pour vous aussi.
Le rapport de clôture comme pièce
La clôture journalière (souvent appelée ticket Z) totalise la journée et constitue la pièce justificative de l’écriture de ventes. Elle doit faire apparaître :
- le chiffre d’affaires par taux de TVA : 20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %, avec base et taxe ;
- les encaissements par moyen de paiement : espèces, carte bancaire, chèques, titres-restaurant, bons d’achat ;
- les remises, annulations et retours ;
- le numéro séquentiel de la clôture et le cumul perpétuel.
L’écriture quotidienne
Exemple d’une boulangerie-café dont la journée comprend du pain et des produits d’épicerie à 5,5 %, des consommations sur place à 10 % et quelques boissons alcoolisées à 20 % :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 530 | Caisse espèces | 364 | |
| 511 | Valeurs à l’encaissement, cartes bancaires | 1 000 | |
| 511 | Valeurs à l’encaissement, titres-restaurant | 150 | |
| 707 | Ventes à 5,5 % | 800 | |
| 707 | Ventes à 10 % | 500 | |
| 707 | Ventes à 20 % | 100 | |
| 44571 | TVA collectée | 114 |
TVA : 44 EUR à 5,5 %, 50 EUR à 10 %, 20 EUR à 20 %. Les sous-comptes de 707 par taux facilitent le contrôle avec la CA3.
Les comptes de valeurs à l’encaissement se soldent à l’arrivée des fonds : la remise carte arrive le lendemain, nette de la commission du prestataire (627 Services bancaires) ; les titres-restaurant sont remboursés par l’émetteur, déduction faite de sa commission. Un solde qui ne revient pas à zéro en quelques jours signale un versement manquant. La méthode de rapprochement est détaillée dans la clôture de caisse et le rapprochement des paiements.
Les espèces
Le solde du compte 530 ne peut jamais être créditeur : une caisse ne contient pas moins que rien. Comptez le fond de caisse chaque soir, enregistrez les dépôts en banque (530 vers 512, par le compte 58 de virements internes si vous voulez suivre le dépôt en cours) et comptabilisez les écarts plutôt que de les corriger dans la caisse elle-même. Les comptes concernés sont expliqués dans la caisse dans le plan comptable.
Choisir le mode de liaison
| Mode | Fonctionnement | Convient à |
|---|---|---|
| Export de fichier | le rapport de clôture est exporté et importé chaque semaine | un seul point de vente |
| Connecteur automatique | la caisse envoie chaque nuit l’écriture de la journée | plusieurs caisses ou établissements |
| Saisie manuelle | recopie du ticket Z | dépannage seulement |
Quel que soit le mode, imposez une écriture par jour et par caisse, avec le numéro de clôture en référence de pièce, et une table de correspondance entre familles d’articles de la caisse et comptes de ventes et taux. Une famille mal paramétrée (un plat sur place classé à 5,5 %) se répète sur chaque vente jusqu’à ce que quelqu’un s’en aperçoive ; contrôlez chaque mois que la TVA de la comptabilité égale celle des clôtures.
Factures aux professionnels et e-reporting
Un client professionnel peut demander une facture pour un achat enregistré en caisse. Avec la réforme, cette facture entre dans le champ de la facturation électronique entre entreprises assujetties et doit être émise via votre plateforme agréée selon le calendrier applicable. Elle doit rester rattachée au ticket d’origine pour que la vente ne soit pas comptée deux fois.
Les ventes aux particuliers ne donnent pas lieu à facture électronique, mais leurs données agrégées feront l’objet d’un e-reporting transmis via la plateforme agréée, à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI et du 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises. Les clôtures journalières de la caisse en sont la source naturelle ; voyez l’e-reporting des ventes B2C.