Avec la réforme, la facture d’origine n’est plus une feuille de papier ni un PDF joint à un courriel : c’est un fichier structuré au format Factur-X, UBL ou CII, échangé entre plateformes agréées. Archiver correctement, c’est garder ce fichier-là, pas une impression ni une image, et pouvoir le présenter intact et lisible à l’administration pendant toute la durée de conservation.
Ce qu’il faut conserver
| Élément | Pourquoi |
|---|---|
| Le fichier d’origine (XML UBL ou CII, ou PDF Factur-X avec son XML embarqué) | c’est la facture au sens fiscal ; une conversion en fait une copie |
| Les pièces jointes transmises avec la facture | bon de commande, procès-verbal de réception, détail des prestations |
| Les statuts reçus et émis (déposée, rejetée, refusée, encaissée et statuts facultatifs) | ils prouvent le circuit de la facture et le moment où la TVA est devenue exigible pour les services |
| Les métadonnées d’échange | plateforme d’émission et de réception, dates et heures, identifiant de la facture dans le réseau |
| Les avoirs et factures rectificatives, liés à la facture initiale | la correction fait partie de l’historique |
Le statut « encaissée » mérite une attention particulière : pour les prestations de services taxées à l’encaissement, il rattache le paiement à la période de TVA. Le perdre, c’est perdre la preuve de la date d’exigibilité. Le fonctionnement des statuts est décrit dans les statuts du cycle de vie de la facture électronique.
Pendant combien de temps
Deux délais se superposent, et c’est le plus long qui s’impose en pratique :
- le délai fiscal : six ans à compter de la dernière opération mentionnée ou de la date d’établissement de la facture, pendant lesquels l’administration peut exercer son droit de contrôle ;
- le délai commercial : dix ans à compter de la clôture de l’exercice, pour les pièces justificatives de la comptabilité.
La règle simple consiste à garder toutes les factures dix ans après la clôture de l’exercice auquel elles se rapportent. Les factures liées à une immobilisation encore inscrite au bilan se conservent tant qu’elle y figure, puis pendant ces mêmes délais.
Où les stocker
Les factures électroniques peuvent être stockées en France ou dans un autre État, à condition que l’administration puisse y accéder en ligne, les télécharger et les utiliser, et que l’État concerné soit membre de l’Union européenne ou lié à la France par une convention d’assistance administrative en matière fiscale. Un hébergement dans l’Union européenne est la solution la plus simple.
Les exigences techniques de l’archive sont les mêmes que pour toute pièce comptable dématérialisée : intégrité (le fichier n’est pas modifié), lisibilité (on peut l’afficher pendant toute la durée de conservation), traçabilité (on sait qui a déposé, consulté ou exporté quoi). Les solutions d’archivage et de coffre numérique sont présentées dans numériser et archiver ses justificatifs.
La plateforme agréée n’est pas votre archive
Une plateforme agréée transporte les factures et les statuts. Elle les met souvent à disposition pendant une durée fixée par son contrat, mais l’obligation de conservation reste celle de l’entreprise. Trois situations montrent pourquoi il faut une archive propre :
- Changement de plateforme : l’historique reste chez l’ancienne, qui n’a pas à le garder des années pour vous.
- Défaillance du prestataire : sans export régulier, des années de factures deviennent inaccessibles.
- Contrôle fiscal : le vérificateur demande les factures d’un exercice clos depuis cinq ans ; vous devez les produire sans dépendre d’un abonnement.
Avant de signer, vérifiez au contrat la durée de mise à disposition, le format et le coût de l’export complet ; voyez le contrat avec une plateforme agréée. Puis exportez au moins à chaque clôture, ou chaque mois si votre logiciel le permet, les factures de la période avec leurs statuts vers votre archive.
Lisible pour un humain
Un fichier UBL ou CII n’est pas lisible sans outil. Pour le dirigeant, l’expert-comptable ou le contrôleur, conservez à côté du fichier structuré une représentation lisible : le PDF d’un Factur-X, ou une visualisation générée par votre logiciel à partir de l’XML. En cas de divergence entre les deux, c’est la donnée structurée qui a été transmise et comptabilisée ; un écart entre le PDF et l’XML d’une facture reçue se règle avec le fournisseur, en général par un avoir et une nouvelle facture.
Classer pour retrouver
Organisez l’archive par exercice, puis par sens (ventes, achats), puis par tiers. Faites porter à chaque facture la référence de l’écriture comptable qui l’utilise, et inversement : depuis l’écriture, on ouvre la facture. Ce double lien constitue la piste d’audit fiable qui conditionne la déduction de la TVA pour les factures qui ne passent pas par le circuit électronique, et qui reste la meilleure réponse à un contrôle pour toutes les autres.