Beaucoup de dirigeants de TPE travaillent au moins en partie depuis chez eux : une pièce transformée en bureau, une connexion internet, de l’électricité, du chauffage, du matériel. La question n’est pas de savoir si ces frais existent, mais comment l’entreprise peut les prendre en charge sans créer un avantage imposable ni une charge contestable.
Selon le statut du dirigeant
| Statut | Mode de prise en charge | Points d’attention |
|---|---|---|
| Président de SAS, gérant minoritaire ou égalitaire de SARL (assimilé salarié) | allocation forfaitaire de télétravail ou remboursement des frais réels | règles URSSAF des frais professionnels |
| Gérant majoritaire de SARL (travailleur non salarié) | remboursement de frais réels justifiés, ou loyer pour une pièce dédiée | convention à faire approuver, revenus fonciers pour le gérant |
| Entrepreneur individuel au réel | quote-part des charges du logement en charges professionnelles | clé de surface documentée |
| Micro-entrepreneur | aucune déduction : l’abattement forfaitaire couvre tous les frais |
Le dirigeant assimilé salarié
Un président de SAS rémunéré relève, pour les frais professionnels, des règles applicables aux salariés. Deux méthodes, au choix, mais pas cumulées pour les mêmes frais :
- L’allocation forfaitaire : l’URSSAF admet l’exonération de cotisations d’une allocation de télétravail dans la limite d’un montant par jour de télétravail, plafonné par mois, publié sur urssaf.fr. Au-delà, la part excédentaire n’est exonérée que si elle est justifiée.
- Le remboursement des frais réels : quote-part du loyer ou des intérêts d’emprunt, de l’énergie, de l’internet, calculée sur la surface et le temps d’usage, avec les factures.
L’allocation passe par la paie comme frais professionnels, en 625 ou dans un sous-compte de frais de télétravail, et non en salaire. Une décision écrite de la société (procès-verbal ou décision du président dans les limites des statuts) fixe le principe et le montant.
Le gérant majoritaire
Le gérant majoritaire n’est pas salarié : les tolérances URSSAF sur les allocations ne s’appliquent pas à lui. La société peut :
- rembourser des frais réels engagés pour son compte, sur justificatifs et selon une clé écrite ;
- louer au gérant une pièce de son logement affectée exclusivement à l’activité, par un bail à un loyer de marché. Le loyer est une charge pour la société (613) et un revenu foncier pour le gérant. Ce bail est une convention entre la société et son dirigeant : il suit la procédure des conventions réglementées de la SARL.
Un loyer surévalué, ou une pièce qui sert aussi de chambre d’amis, expose à une réintégration du loyer et à sa requalification en rémunération.
L’entrepreneur individuel
L’entrepreneur individuel au réel déduit directement la quote-part professionnelle des dépenses de son logement : loyer ou intérêts d’emprunt, assurance habitation, énergie, internet, taxe foncière le cas échéant. La clé habituelle est la surface du bureau rapportée à la surface totale. Les écritures et la TVA sont détaillées dans les charges mixtes entre usage professionnel et personnel.
Exemple chiffré
Un président de SAS télétravaille trois jours par semaine. La société opte pour le remboursement de frais réels. Bureau de 12 m² dans un appartement de 80 m², soit 15 % de la surface, utilisé trois jours sur sept, soit environ 43 % du temps. Quote-part retenue : 15 % × 43 % ≈ 6,4 % des charges du logement.
| Charge annuelle du logement | Montant | Remboursé (6,4 %) |
|---|---|---|
| Loyer | 14 400 | 922 |
| Énergie | 1 500 | 96 |
| Assurance habitation | 300 | 19 |
| Total | 1 037 |
Internet est souvent remboursé à part, selon la part d’usage professionnel de l’abonnement. Si la pièce est exclusivement professionnelle, le prorata de temps n’a plus lieu d’être et seule la clé de surface s’applique.
Le matériel
Ordinateur, écran, fauteuil, imprimante achetés par la société restent sa propriété, figurent dans ses comptes (immobilisation au-delà du seuil de 500 EUR HT, sinon charge) et doivent être restitués en cas de départ. Le dirigeant qui achète lui-même son matériel et se le fait rembourser transfère en pratique la propriété à la société ; la facture doit alors être au nom de celle-ci.
Domiciliation au domicile
Une société peut fixer son siège au domicile de son représentant légal. La domiciliation est une formalité juridique ; elle ne crée pas en elle-même de droit à loyer ou à remboursement. Ce qui ouvre le droit à prise en charge, c’est l’usage professionnel réel du local et sa justification.