Le forfait téléphonique qui sert aussi le week-end, l’ordinateur sur lequel les enfants font leurs devoirs, la voiture qui emmène au rendez-vous client puis au supermarché, le bureau aménagé dans une chambre de l’appartement : pour un indépendant ou un dirigeant de TPE, les dépenses mixtes sont la règle plutôt que l’exception. Le fisc admet leur déduction partielle, à condition de pouvoir justifier la clé de partage.
Trouver une clé de répartition défendable
La quote-part professionnelle doit reposer sur un critère objectif, mesurable et stable dans le temps.
| Dépense | Clé habituelle | Justificatif |
|---|---|---|
| Local à domicile | surface du bureau / surface du logement | plan ou relevé des surfaces, photos |
| Électricité, chauffage, internet du domicile | même clé de surface, ou temps d’utilisation | factures, calcul écrit |
| Téléphone mobile | part estimée des communications professionnelles | relevés détaillés sur quelques mois |
| Véhicule | kilomètres professionnels / kilomètres totaux | carnet de bord des déplacements |
| Ordinateur, matériel | temps d’usage professionnel estimé | note écrite expliquant l’estimation |
Mettez le calcul par écrit une fois, conservez-le dans le dossier permanent, et revoyez-le lorsque la situation change (déménagement, nouveau véhicule). Un pourcentage rond choisi sans justification, 80 % sur tout, est le premier point contesté lors d’un contrôle.
En entreprise individuelle
L’entrepreneur individuel au réel tient une comptabilité où se mélangent naturellement dépenses professionnelles et privées. La méthode la plus lisible :
- la dépense est enregistrée en totalité dans le compte de charge ;
- la part privée est sortie vers le compte de l’exploitant (108), soit à chaque facture, soit à la clôture.
Exemple : facture annuelle d’électricité du domicile de 1 800 EUR TTC, bureau de 15 m² dans un logement de 90 m², soit une quote-part de 1/6.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6061 Fournitures non stockables (eau, énergie) | 250 | |
| 44566 TVA déductible | 50 | |
| 108 Compte de l’exploitant (part privée) | 1 500 | |
| 512 Banque | 1 800 |
Seule la part professionnelle, 300 EUR TTC, entre dans les comptes de l’entreprise, avec sa TVA si l’entrepreneur est redevable. Si la dépense a été payée depuis un compte personnel, la contrepartie est le 108 au crédit, et non la banque professionnelle.
En société
Une société n’a pas de vie privée : toutes ses dépenses doivent être engagées dans son intérêt. Lorsqu’elle paie une dépense qui profite aussi au dirigeant, deux traitements sont possibles :
- refacturer ou imputer la part privée au dirigeant, en débitant son compte courant d’associé (455) ou un compte de débiteur divers, pour qu’il la rembourse ;
- traiter la part privée comme un avantage en nature, intégré à sa rémunération, soumis à cotisations et à l’impôt sur le revenu selon son statut.
Ce que la société ne peut pas faire, c’est déduire sans contrepartie une dépense en partie privée. Un véhicule ou un téléphone mis à disposition du dirigeant sans être déclaré en avantage en nature expose à un redressement à la fois fiscal et social. Les règles d’évaluation sont dans les avantages en nature en paie. Inversement, quand le dirigeant engage une dépense professionnelle sur ses fonds personnels, il se fait rembourser sur justificatif ; voir le remboursement de frais au dirigeant.
La TVA sur les dépenses mixtes
Pour un bien ou un service utilisé à la fois pour l’activité taxée et à des fins privées, la TVA n’est déductible qu’à proportion de l’usage professionnel. Les règles françaises de déduction expriment cette proportion par un coefficient d’admission, qui se combine avec les coefficients d’assujettissement et de taxation lorsque l’entreprise a aussi des activités exonérées. En pratique, la même clé que pour le résultat s’applique : 1/6 de la TVA de l’électricité dans l’exemple ci-dessus.
Certaines dépenses obéissent à des règles propres qui priment sur la clé de répartition : la TVA sur l’acquisition d’un véhicule de tourisme n’est pas déductible, quel que soit l’usage, et celle sur les carburants suit un pourcentage fixé par la loi selon le type de véhicule et de carburant. Voir la déduction des frais de véhicule.
Les erreurs à éviter
- Déduire 100 % d’un abonnement mobile familial au motif qu’une ligne sert à l’activité.
- Appliquer une clé de surface à un loyer dont le bail est au nom du conjoint, sans convention entre eux.
- Changer de pourcentage chaque année sans raison, ce qui suggère un ajustement à l’impôt plutôt qu’à la réalité.
- Oublier la part privée d’une dépense payée par la société, sans compte courant ni avantage en nature.
Le cas particulier du bureau à domicile, très fréquent depuis le développement du télétravail, est détaillé dans les frais de télétravail du dirigeant.