Les notes de frais sont une charge fréquente en TPE. Bien gérées, elles sont entièrement déductibles et n’occasionnent ni cotisations sociales ni impôt pour le bénéficiaire. Mal gérées, elles deviennent un risque en contrôle URSSAF ou fiscal. Cet article fait partie du cluster sur les charges et déductions des entreprises et détaille le cadre applicable aux remboursements de frais et aux indemnités kilométriques.
Conditions de déductibilité
Une dépense de salarié ou de dirigeant peut être prise en charge par l’entreprise si elle remplit trois critères :
- engagée dans l’intérêt de l’entreprise (lien professionnel démontrable)
- justifiée par une pièce (facture, ticket, justificatif de transport)
- comptabilisée dans le bon compte de charges et avec la bonne TVA
L’absence de l’un de ces éléments expose la déduction à un rejet en cas de contrôle. Ces conditions reprennent les règles générales des principes des charges déductibles : une dépense de complaisance, mal documentée ou sans lien avec l’activité peut être réintégrée au résultat, parfois assortie de pénalités.
Notes de frais ou prise en charge directe
Trois modalités coexistent pour couvrir une dépense professionnelle, avec des conséquences différentes :
- avancé par le salarié ou le dirigeant, puis remboursement sur note de frais : la pièce justificative doit être conservée et le motif professionnel renseigné
- prise en charge directe par l’entreprise (carte affaires, facture au nom de la société) : la TVA est récupérée plus simplement et le remboursement n’a pas à transiter par la paie
- allocation forfaitaire dans la limite des barèmes URSSAF, sans justificatif dépense par dépense
Le choix entre remboursement au réel et forfait se fait dépense par dépense : le réel exige des justificatifs mais n’a pas de plafond, le forfait simplifie la gestion mais reste borne par les barèmes.
Indemnités kilométriques
Pour les déplacements professionnels avec un véhicule personnel, l’indemnité kilométrique rembourse les frais de carburant, d’entretien, d’assurance et d’amortissement. Elle se calcule selon le barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale, en fonction de la puissance fiscale et du nombre de kilomètres parcourus.
| Puissance | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | barème x km | barème + forfait | barème réduit |
| 4 CV | barème x km | barème + forfait | barème réduit |
| 5 CV et plus | barème x km | barème + forfait | barème réduit |
Les valeurs exactes sont publiées chaque année : vérifier sur impots.gouv.fr la valeur en vigueur. Le barème est majoré de 20 % pour les véhicules électriques. L’indemnité kilométrique couvre l’ensemble des frais liés au véhicule : on ne peut pas, en parallèle, déduire le carburant ou l’entretien du même trajet. Pour le détail du calcul et la comparaison avec les frais réels, voir le barème des indemnités kilométriques en vigueur et le traitement des frais de véhicule.
Frais professionnels et limites URSSAF
L’URSSAF publie aussi des barèmes forfaitaires pour les repas et les nuitées. Trois choix sont possibles :
- remboursement au réel sur justificatifs (sans plafond)
- remboursement au forfait dans la limite des barèmes URSSAF
- prise en charge directe par l’entreprise (carte affaires)
Tant que le remboursement reste dans la limite du barème URSSAF, il est présumé utilisé conformément à son objet et exonéré de cotisations. Au-delà, l’excédent peut être requalifié en salaire et soumis à charges sociales. Le traitement des repas est détaillé dans frais de déplacement et de repas.
Pièces à conserver
Pour chaque note de frais :
- justificatif original ou numérique probant
- date, lieu, montant et nature de la dépense
- indication du motif professionnel (réunion, salon, client)
- pour les repas : nom des personnes reçues si frais de représentation
- pour les déplacements : itinéraire et kilomètres
La rigueur sur les justificatifs est la première ligne de défense en cas de contrôle : un classement clair, mois par mois, évite les rejets. Voir les bonnes pratiques de gestion dans notes de frais et justificatifs.
Comptabilisation
La saisie comptable suit la nature de la dépense :
- 6251 déplacements
- 6256 missions
- 6257 réceptions
- 6258 frais divers
La TVA est récupérable sur les hôtels (logement) avec restriction et sur la restauration. Pour les véhicules de tourisme, la TVA n’est pas récupérable sur le carburant essence (règle progressive en cours), mais l’est sur le diesel. Une affectation correcte des comptes facilite le suivi analytique des déplacements et le contrôle de gestion.
Pour aller plus loin
Voir aussi notes de frais et dépenses du personnel et pièces justificatives. Pour le cadre URSSAF, URSSAF cotisations indépendants. Dans Nexbal, les justificatifs arrivent par e-mail ou par téléversement, l’IA pré-remplit l’écriture et le carnet de route enregistre les trajets : rejoignez la bêta.