Le dirigeant d’une TPE paie souvent de sa poche : un billet de train réservé le soir, un déjeuner client réglé avec sa carte personnelle, des kilomètres parcourus avec sa voiture. La société doit le rembourser, mais de manière à ce que ce remboursement ne devienne pas, aux yeux du fisc ou de l’URSSAF, une rémunération supplémentaire déguisée.
Deux méthodes, jamais cumulées
| Méthode | Principe | Justificatifs |
|---|---|---|
| Frais réels | la société rembourse le montant exact dépensé | facture ou ticket pour chaque dépense, motif professionnel |
| Allocations forfaitaires | la société verse un montant fixe par repas, nuitée ou kilomètre | preuve du déplacement ou de la situation, pas du montant |
Pour une même catégorie de frais et une même période, on choisit l’une ou l’autre. Rembourser un repas au réel et verser en plus une indemnité de repas pour le même déplacement est la première anomalie relevée en contrôle.
Selon le statut
Président de SAS ou gérant minoritaire de SARL (assimilé salarié). Les règles URSSAF des frais professionnels des salariés s’appliquent : remboursements au réel exonérés de cotisations s’ils sont justifiés, allocations forfaitaires exonérées dans les limites des barèmes publiés sur urssaf.fr. Au-delà, l’excédent devient un élément de rémunération soumis à cotisations.
Gérant majoritaire de SARL (travailleur non salarié). Les remboursements de frais réels justifiés sont des charges de la société et ne sont pas de la rémunération. En revanche, les allocations forfaitaires versées sans justification de la dépense réelle sont en principe ajoutées à sa rémunération et soumises aux cotisations sociales des indépendants. Pour lui, le remboursement au réel est presque toujours préférable.
Entrepreneur individuel. Il n’y a personne à rembourser : la dépense payée sur un compte personnel est simplement enregistrée en charge avec une contrepartie au compte de l’exploitant (108).
Les indemnités kilométriques
Un dirigeant qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels peut être indemnisé selon le barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale, en fonction de la puissance du véhicule et de la distance annuelle. Le barème couvre l’ensemble des frais du véhicule : carburant, assurance, entretien, dépréciation. La société ne peut donc pas rembourser en plus le carburant ou l’entretien de ce véhicule, seulement les péages et le stationnement.
L’indemnité suppose de pouvoir justifier chaque trajet : date, lieu, objet, kilomètres. Un tableau tenu au fil de l’eau, ou l’historique d’un outil de notes de frais, suffit. Le fonctionnement du barème est expliqué dans les indemnités kilométriques. Si le véhicule appartient à la société, il n’y a pas d’indemnité : la société paie directement ses frais.
La comptabilisation
Note de frais mensuelle d’un président de SAS : un billet de train de 96 EUR TTC, un repas avec un client de 66 EUR TTC (TVA à 10 % : 6 EUR), 300 km en véhicule personnel indemnisés 180 EUR selon le barème.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6251 Voyages et déplacements, train | 96 | |
| 6257 Réceptions, repas client | 60 | |
| 44566 TVA déductible sur le repas | 6 | |
| 6251 Voyages et déplacements, indemnités kilométriques | 180 | |
| 467 Dirigeant, frais à rembourser | 342 |
Le virement de 342 EUR solde le compte 467. Si le dirigeant est associé et préfère laisser la somme dans la société, elle peut être portée à son compte courant d’associé (455), où elle reste une dette de la société envers lui. La TVA du train n’est pas récupérable ; celle du repas d’affaires l’est si la facture est au nom de la société. Les notes de frais des salariés suivent le même circuit, détaillé dans les notes de frais et justificatifs.
Les erreurs coûteuses
- Le double remboursement : la dépense payée par carte professionnelle apparaît aussi sur la note de frais.
- La double déduction à l’impôt sur le revenu : un dirigeant remboursé de ses frais par la société ne peut pas les déduire une seconde fois en frais réels sur sa déclaration personnelle.
- Les frais sans motif : un repas sans invité ni objet, un trajet sans destination, sont requalifiés en dépense personnelle.
- Les frais réglés en espèces sans facture, impossibles à justifier.
Une politique de frais d’une page, approuvée par l’organe compétent de la société et appliquée au dirigeant comme aux salariés, règle la plupart de ces questions à l’avance.