Une société clôture son exercice au 31 décembre. Son dirigeant arrête les comptes, les associés les approuvent, puis les comptes sont déposés au greffe. Entre ces trois étapes, des délais légaux, des documents à communiquer et une décision à prendre sur le bénéfice ou la perte.
Le calendrier
| Étape | Qui | Quand |
|---|---|---|
| Arrêté des comptes annuels et rapport de gestion éventuel | gérant, président ou conseil | après les travaux de clôture |
| Communication aux associés | dirigeant | avant l’assemblée, dans les délais légaux ou statutaires |
| Approbation | assemblée des associés ou associé unique | dans les six mois suivant la clôture |
| Dépôt au greffe | dirigeant | dans le mois suivant l’approbation, deux mois en cas de dépôt électronique |
Pour un exercice clos le 31 décembre, l’approbation doit intervenir au plus tard le 30 juin. Si ce délai ne peut pas être tenu, le dirigeant demande une prorogation au président du tribunal de commerce, par requête présentée avant l’expiration du délai.
Selon la forme de la société
- SARL : l’assemblée des associés approuve à la majorité des parts sociales. Les comptes, le rapport de gestion, le texte des résolutions sont adressés aux associés au moins quinze jours avant l’assemblée.
- SAS : les statuts fixent les modalités (assemblée, consultation écrite, acte signé par tous), mais l’approbation reste annuelle et soumise au délai de six mois.
- EURL : l’associé unique approuve seul et consigne sa décision dans le registre des décisions. Lorsqu’il est aussi gérant et personne physique, le dépôt au greffe, dans le délai de six mois, des comptes dûment signés vaut approbation.
- SASU : même règle lorsque l’associé unique, personne physique, assure lui-même la présidence.
Les petites sociétés sont dispensées, dans de nombreux cas, d’établir un rapport de gestion ; vérifiez la dispense applicable à votre forme et à votre taille, et si un commissaire aux comptes est nommé, son rapport doit aussi être communiqué.
Le procès-verbal
Le procès-verbal d’assemblée ou la décision de l’associé unique mentionne au minimum : la date, les associés présents ou représentés, les documents soumis, le texte des résolutions et le résultat des votes. Il se conserve dans le registre des procès-verbaux, coté et paraphé ou tenu sous forme électronique. Une copie certifiée de la résolution d’affectation accompagne le dépôt des comptes.
Affectation du résultat après approbation
L’assemblée qui approuve les comptes décide aussi de l’affectation du résultat. Tant qu’elle ne l’a pas fait, le bénéfice reste en 120 Résultat de l’exercice (bénéfice) et la perte en 129 Résultat de l’exercice (perte).
Les priorités légales. Sur le bénéfice, diminué des pertes antérieures reportées :
- dotation à la réserve légale (compte 1061) d’au moins un vingtième, jusqu’à ce qu’elle atteigne le dixième du capital, dans les SARL et les SAS ;
- réserves statutaires prévues par les statuts (1063) ;
- le solde, appelé bénéfice distribuable, est réparti entre réserves facultatives (1068), report à nouveau (110) et dividendes.
Exemple. SARL au capital de 10 000 EUR, réserve légale déjà de 600 EUR, bénéfice de 30 000 EUR. L’assemblée dote la réserve légale de 400 EUR (pour atteindre le dixième du capital), verse 12 000 EUR de dividendes et met le reste en réserve facultative.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 120 Résultat de l’exercice (bénéfice) | 30 000 | |
| 1061 Réserve légale | 400 | |
| 457 Associés, dividendes à payer | 12 000 | |
| 1068 Autres réserves | 17 600 |
Le paiement des dividendes, déduction faite du prélèvement forfaitaire non libératoire et des prélèvements sociaux retenus à la source pour les associés personnes physiques, solde ensuite le 457. La mise en paiement doit intervenir dans un délai maximal de neuf mois après la clôture, sauf prolongation par décision de justice.
En cas de perte, l’assemblée l’impute en général au report à nouveau débiteur (119) : débit 119, crédit 129. Elle peut aussi l’imputer sur des réserves existantes. Si les pertes font tomber les capitaux propres sous la moitié du capital social, une procédure spécifique s’impose, décrite dans le contrôle des capitaux propres.
Fiscalement, l’affectation ne change pas le résultat imposable de l’exercice approuvé. Elle détermine en revanche la fiscalité des associés sur les dividendes, et le montant des réserves est repris dans la liasse fiscale de l’exercice suivant. Les comptes de capitaux propres concernés sont présentés dans les capitaux propres et l’affectation du résultat.
Après l’approbation
Une fois les comptes approuvés et le résultat affecté, il reste à les déposer au greffe, avec la résolution d’affectation, dans le délai d’un mois (deux en ligne). Les modalités, et les options de confidentialité des petites entreprises, sont détaillées dans le dépôt des comptes au greffe.
Erreurs fréquentes
- Approbation après le 30 juin sans demande de prorogation, ce qui expose le dirigeant à une sanction pénale et fragilise la distribution.
- Dividendes votés sans vérifier que le bénéfice distribuable le permet : un dividende fictif est une infraction.
- Oubli de la dotation à la réserve légale.
- Comptes déposés sans le procès-verbal ou la décision d’affectation.