Une fois les comptes approuvés par les associés, les sociétés commerciales doivent déposer leurs comptes annuels au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce dépôt rend les comptes consultables par les tiers, sauf option de confidentialité. C’est une formalité distincte de la liasse fiscale transmise à la DGFiP : l’une alimente le registre public, l’autre l’administration fiscale. Elle intervient à la fin des étapes de la clôture d’exercice.
Qui est concerné par l’obligation de dépôt
L’obligation vise les sociétés commerciales : SARL, EURL, SAS, SASU, SA, ainsi que les SNC dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions. Les sociétés civiles, comme la plupart des SCI, n’y sont pas soumises. L’entrepreneur individuel, y compris au régime micro, n’a pas de comptes à déposer. Pour situer votre structure, voyez les caractéristiques de la SARL et de l’EURL et celles de la SAS et de la SASU.
Quels documents déposer
- les comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe, sauf dispense d’annexe de la micro-entreprise ;
- le rapport de gestion, lorsqu’il est obligatoire ;
- la proposition d’affectation du résultat et la résolution votée, ou la décision de l’associé unique ;
- le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes ;
- la déclaration de confidentialité ou de publicité simplifiée, si la société y recourt.
Le contenu de l’annexe d’une petite société est détaillé dans l’annexe des comptes annuels.
Délais
| Étape | Délai |
|---|---|
| Approbation des comptes | dans les six mois de la clôture, sauf prorogation judiciaire |
| Dépôt au registre | dans le mois qui suit l’approbation, porté à deux mois pour un dépôt par voie électronique |
Pour un exercice clos le 31 décembre et approuvé le 30 juin, le dépôt en ligne doit être fait au plus tard fin août. Dans l’EURL et la SASU dont l’associé unique personne physique dirige la société, le dépôt des comptes signés dans les six mois de la clôture vaut approbation (voir l’approbation des comptes annuels). Ces échéances s’inscrivent dans le calendrier fiscal de l’entreprise.
Le dépôt sur le guichet unique de l’INPI
Depuis le 1er janvier 2023, le dépôt en ligne des comptes annuels se fait sur le guichet unique des formalités d’entreprises, opéré par l’INPI. Le guichet transmet automatiquement le dépôt au greffe du tribunal de commerce où la société est immatriculée ; le dépôt papier directement au greffe reste possible.
En pratique :
- connectez-vous au guichet avec le compte de la société ou celui de son mandataire (expert-comptable, avocat) ;
- choisissez la formalité de dépôt des comptes annuels et identifiez la société par son SIREN ;
- indiquez la date de clôture, joignez les comptes, l’affectation du résultat et les autres pièces en PDF ;
- joignez le cas échéant la déclaration de confidentialité ;
- signez électroniquement, puis réglez les frais.
Le dépôt sur le guichet est gratuit en lui-même ; les frais payés correspondent aux émoluments du greffe et à l’insertion au Bodacc. Le greffe contrôle le dossier et publie l’avis de dépôt ; les comptes publics deviennent consultables sur les bases de données de l’INPI et des greffes. Les données d’immatriculation de la société figurent par ailleurs au registre national des entreprises (voir le Kbis et le RNE).
Un dépôt refusé pour une pièce manquante doit être complété rapidement : le délai légal continue de courir.
Signature électronique du dépôt
La formalité en ligne doit être signée par une personne physique : le représentant légal de la société ou son mandataire. Deux possibilités sont admises par le guichet unique :
- un certificat de signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié, délivré par un prestataire de certification ;
- la connexion par FranceConnect+, gratuite, qui permet de signer sans certificat.
La signature porte sur la formalité de dépôt, pas sur chaque page des comptes. Les comptes joints doivent toutefois être ceux que les associés ont approuvés, et, pour l’associé unique dirigeant qui approuve par le dépôt, les comptes doivent être dûment signés. Lorsque l’expert-comptable dépose pour la société, il le fait en vertu d’un mandat écrit, à conserver dans le dossier permanent. Anticipez l’obtention du certificat ou de l’identité numérique : c’est souvent elle, et non la préparation des comptes, qui retarde un premier dépôt.
La confidentialité des comptes
Le dépôt est obligatoire, mais la publicité peut être limitée selon la catégorie de la société, définie par les seuils de bilan, de chiffre d’affaires et d’effectif présentés dans les obligations comptables par taille.
| Catégorie | Option | Ce qui reste public |
|---|---|---|
| Micro-entreprise | déclaration de confidentialité des comptes | rien, hors autorités habilitées |
| Petite entreprise | confidentialité du compte de résultat | bilan et annexe |
| Moyenne entreprise | publicité simplifiée du bilan et de l’annexe | une présentation allégée |
La déclaration est jointe au dépôt, sur le guichet unique, sous la forme prévue. Les comptes restent accessibles aux administrations, aux autorités judiciaires et à la Banque de France ; une société qui demande un prêt ou répond à un appel d’offres devra de toute façon les communiquer.
La confidentialité n’est pas ouverte à toutes les sociétés : en sont exclues notamment celles qui appartiennent à un groupe consolidé (société contrôlée ou qui contrôle une autre société), les établissements de crédit et d’assurance, et certaines entités d’intérêt public. Elle se demande à chaque dépôt : une société dont la taille dépasse les seuils perd l’option pour l’exercice concerné.
Avant de cocher la case, pesez l’intérêt commercial. Des comptes publics rassurent un fournisseur qui hésite à accorder un délai, et les assureurs-crédit notent plus sévèrement une société aux comptes confidentiels.
Sanctions et injonction de dépôt
Le défaut de dépôt expose les dirigeants à une amende pénale, et le président du tribunal de commerce peut, d’office ou à la demande de tout intéressé, adresser une injonction de déposer sous astreinte, c’est-à-dire une somme due par jour de retard. Un retard répété peut aussi déclencher une convocation par le tribunal au titre de la prévention des difficultés des entreprises. Au-delà de la sanction, des comptes absents du registre font fuir les partenaires qui les consultent avant de contracter. Le meilleur réflexe reste de mener la clôture et l’approbation assez tôt pour déposer dans les délais.