Un réseau de magasins, une entreprise du bâtiment avec plusieurs agences, une société de services implantée dans trois villes, un groupe composé d’une holding et de filiales : dès qu’il y a plusieurs établissements ou plusieurs sociétés, la question n’est plus seulement « comment envoyer une facture », mais « qui la reçoit, qui la valide, et dans quel dossier comptable elle arrive ».
Une entreprise, plusieurs établissements
Juridiquement et fiscalement, la facture est émise ou reçue par l’entreprise, identifiée par son SIREN. Chaque établissement a son propre SIRET (le SIREN suivi de cinq chiffres), mais n’est pas une personne distincte : la TVA est déclarée au niveau de l’entreprise, et le SIREN figure sur toutes les factures.
Ce qui change avec la réforme, c’est l’annuaire. L’entreprise y déclare la ou les adresses auxquelles elle veut recevoir ses factures, à trois niveaux possibles :
| Niveau de l’adresse | Effet | Pour qui |
|---|---|---|
| SIREN seul | toutes les factures arrivent au même endroit | gestion centralisée des achats |
| SIRET de chaque établissement | les factures arrivent directement à l’établissement concerné | agences autonomes dans leurs achats |
| Code de routage (service, centre de coût) | les factures arrivent au service qui a commandé | organisations plus complexes, achats par département |
Chaque adresse est rattachée à une plateforme agréée. Une entreprise peut en principe utiliser des plateformes différentes pour des adresses différentes, mais une seule plateforme pour l’ensemble reste la solution la plus simple à piloter.
Côté émission, les factures de toutes les agences partent sous le SIREN de l’entreprise. Rien n’empêche d’utiliser une série de numérotation par établissement (préfixe propre à chaque agence), à condition que chaque série soit continue et chronologique.
Un point de vigilance concerne vos fournisseurs : si vous déclarez des adresses par SIRET, ils doivent connaître le SIRET de l’établissement qui a commandé. Indiquez-le sur chaque bon de commande. À l’inverse, vérifiez pour vos clients multi-sites à quel niveau ils reçoivent leurs factures : la méthode est détaillée dans la préparation de la base clients.
Logiciel comptable pour plusieurs établissements
Une entreprise à plusieurs établissements tient une seule comptabilité, sous son SIREN, avec un seul FEC et une seule déclaration de TVA. Les établissements se suivent à l’intérieur de ce dossier, pas dans des dossiers séparés.
Le logiciel doit donc permettre :
- un axe analytique « établissement » sur chaque écriture, alimenté automatiquement à partir du SIRET ou du code de routage de la facture reçue, et de l’établissement émetteur pour les ventes ;
- des journaux de ventes par établissement si chaque agence facture avec sa propre série, ou un journal unique avec un code d’établissement ;
- des circuits de validation distincts : le responsable d’agence valide les factures de son SIRET, la direction financière celles du siège ;
- un compte bancaire 512 par établissement lorsque chaque agence encaisse sur son propre compte, avec des virements internes par le compte 58 ;
- des états par établissement (résultat, chiffre d’affaires, charges) et un état consolidé de l’entreprise.
Exemple : une facture de fournitures de 600 EUR HT adressée au SIRET de l’agence de Nantes arrive par la plateforme. Le logiciel l’enregistre au journal des achats de l’entreprise (606, 44566, 401), avec l’axe analytique « Nantes » repris automatiquement, et la soumet au responsable de Nantes pour validation. Sans cet axe, la comptabilité est juste mais personne ne sait ce que coûte chaque agence.
Pour les ventes au comptoir de chaque établissement, l’e-reporting se fait aussi au niveau de l’entreprise ; les clôtures de caisse de chaque site doivent donc remonter dans le même dossier.
Groupes de sociétés et plateforme agréée
Dans un groupe, chaque société est une entreprise distincte, avec son SIREN, sa comptabilité, ses déclarations de TVA et ses obligations de facturation électronique. Une holding et ses filiales ne forment pas une seule entité pour la réforme, même si elles sont dirigées par les mêmes personnes.
Le calendrier. Les dates d’émission dépendent de la catégorie de l’entreprise, au sens de la classification de l’INSEE, qui apprécie la taille au niveau du groupe et non de chaque filiale isolée. Une petite filiale d’un groupe classé ETI ou grande entreprise peut donc être tenue d’émettre dès le 1er septembre 2026, et non en 2027. Vérifiez la catégorie retenue pour chaque société avant de planifier.
Les factures intragroupe. Les prestations et ventes entre sociétés françaises assujetties du groupe (frais de gestion facturés par la holding, refacturation de loyers, ventes de marchandises entre filiales) sont des factures entre entreprises comme les autres : elles passent par les plateformes agréées. Les sociétés qui ont constitué un assujetti unique en matière de TVA sont dans une situation particulière, puisque les opérations entre leurs membres sont en principe hors du champ de la TVA ; faites préciser le traitement de ces flux par votre conseil. Les écritures intragroupe sont traitées dans les soldes intersociétés.
Une plateforme commune. Rien n’oblige les sociétés d’un groupe à utiliser la même plateforme, mais un contrat de groupe présente des avantages : un seul paramétrage, des règles de routage homogènes, une vision consolidée des factures et des statuts. Chaque société reste néanmoins identifiée séparément dans l’annuaire, et chacune doit pouvoir exporter ses propres factures et son propre historique.
Une organisation partagée. Lorsque les achats ou la comptabilité sont centralisés dans une société de services du groupe, celle-ci peut traiter les factures des autres sociétés pour leur compte, avec un mandat clair. Les factures restent adressées à chaque société et comptabilisées dans son propre dossier.
Avant de choisir l’organisation
Posez trois questions : qui commande, qui valide et qui paie ? Si les réponses diffèrent d’un établissement à l’autre, des adresses par SIRET et des circuits séparés se justifient. Si tout est centralisé, une adresse unique au niveau du SIREN suffit et évite à vos fournisseurs de choisir entre plusieurs destinataires. Le choix de la plateforme et les questions à poser à son éditeur sont détaillés dans choisir une plateforme agréée.