Une facture électronique comporte toutes les mentions habituelles d’une facture (numéro unique, date, identité et adresse des parties, numéro de TVA, désignation, quantités, prix unitaires, taux et montants de TVA, date de paiement et pénalités de retard). La réforme y ajoute des mentions nouvelles, exigées pour toutes les factures entre assujettis, et demande qu’elles figurent sous forme de données structurées. Les mentions habituelles sont rappelées dans mentions obligatoires d’une facture.
Les nouvelles mentions
| Mention | Contenu | Pourquoi |
|---|---|---|
| SIREN du client | les neuf chiffres du numéro d’identification du client | identifie le destinataire dans l’annuaire et le rattache à sa plateforme |
| Adresse de livraison | lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation | détermine le lieu de l’opération pour la TVA |
| Catégorie d’opération | livraison de biens, prestation de services, ou les deux | détermine l’exigibilité de la TVA |
| Option pour le paiement de la TVA d’après les débits | si le prestataire a opté | permet à l’administration de savoir quand la TVA est due |
L’adresse de livraison
La mention de l’adresse de livraison n’est exigée que si elle est différente de l’adresse de facturation du client. Exemples courants :
- un grossiste qui facture le siège d’une chaîne de magasins mais livre chaque magasin ;
- un artisan qui facture un syndic ou une société mais intervient sur un chantier à une autre adresse ;
- un fournisseur qui livre directement le client final d’un revendeur (vente en chaîne).
Dans la facture structurée, l’adresse de livraison figure dans un bloc dédié, distinct de l’adresse de l’acheteur. Les logiciels qui reprennent l’adresse de livraison du bon de livraison doivent la transférer telle quelle dans la facture. Pour les prestations de services, la notion se lit comme le lieu d’exécution lorsque celui-ci compte pour la TVA (prestation liée à un immeuble). Une adresse incomplète ou incohérente avec le bon de livraison est une cause fréquente de refus par le client.
Préparer la base clients
La facture électronique part de la fiche client. Avant d’émettre, chaque client professionnel français doit avoir :
| Donnée | Vérification |
|---|---|
| SIREN | neuf chiffres, entreprise active ; vérifiable dans l’annuaire des entreprises de l’INSEE ou le RNE |
| SIRET de l’établissement facturé | quatorze chiffres, lorsque le client reçoit ses factures par établissement |
| Numéro de TVA intracommunautaire | cohérent avec le SIREN (FR + clé + SIREN) |
| Adresse de facturation électronique | celle déclarée par le client dans l’annuaire, rattachée à sa plateforme agréée |
| Code ou référence exigé par le client | numéro de commande, code service, centre de coût |
L’annuaire est tenu au niveau national : chaque entreprise y déclare, via sa plateforme, la ou les adresses auxquelles elle veut recevoir ses factures (au niveau du SIREN, d’un SIRET ou d’un service). Votre plateforme le consulte au moment de l’envoi ; si le client n’y figure pas ou n’a pas encore choisi de plateforme, la facture ne peut pas être acheminée.
Méthode de nettoyage, à faire avant de passer à l’émission :
- Exportez les clients actifs des vingt-quatre derniers mois avec SIREN, SIRET et adresse.
- Contrôlez chaque SIREN (format, entreprise active, nom cohérent) ; fusionnez les doublons créés sous des noms différents.
- Distinguez les clients particuliers, les clients étrangers et les entités publiques : ils ne suivent pas le même circuit (e-reporting, Chorus Pro).
- Demandez aux clients importants leur adresse de facturation électronique et leurs références obligatoires.
- Bloquez dans le logiciel la création d’un client professionnel sans SIREN.
Les mentions qui restent inchangées
Les mentions spécifiques continuent de s’appliquer : mentions d’exonération ou d’autoliquidation, « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » pour la franchise en base, indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, mentions propres à certaines professions. Dans la facture structurée, les motifs d’exonération deviennent des codes ; voir codes TVA et facture électronique.
Une facture à laquelle manque une mention obligatoire est rejetée par la plateforme ou expose l’émetteur à une amende par mention manquante ; le traitement des rejets est expliqué dans statuts du cycle de vie de la facture électronique.