Pour une TPE, la réforme se résume à deux dates : recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, émettre les siennes à partir du 1er septembre 2027. Entre les deux, le risque n’est pas technique. Il est d’organisation : des factures reçues que personne ne valide, des clients sans SIREN dans le fichier, un outil de facturation incapable de produire un fichier structuré, une équipe qui continue d’envoyer des PDF par habitude. Un plan projet simple évite ces écueils.
| Étape | Durée indicative | Livrable |
|---|---|---|
| 1. Cartographie des flux | une demi-journée | la liste de toutes les factures émises et reçues, par canal |
| 2. Diagnostic de conformité | une journée | les écarts entre la situation actuelle et les exigences |
| 3. Tableau de bord | une heure, puis un suivi hebdomadaire | dix indicateurs suivis jusqu’à la bascule |
| 4. Formation | deux heures par personne | chacun sait ce qui change dans son travail |
| 5. Test pilote | deux à quatre semaines | quelques clients et fournisseurs en conditions réelles |
| 6. Bascule du PDF vers la plateforme | à la date d’obligation | plus aucune facture B2B française émise en PDF par e-mail |
Cartographier les flux de facturation
Avant de choisir quoi que ce soit, listez toutes les façons dont une facture entre ou sort de l’entreprise. Un tableau suffit, une ligne par flux :
| Flux | Volume mensuel | Outil actuel | Destinataire ou émetteur | Concerné par la réforme |
|---|---|---|---|---|
| Factures de vente aux entreprises françaises | 40 | logiciel de facturation, PDF par e-mail | clients professionnels | oui, e-invoicing |
| Ventes aux particuliers | 200 tickets | caisse | particuliers | oui, e-reporting |
| Factures à des clients étrangers | 5 | logiciel de facturation | clients UE et hors UE | oui, e-reporting |
| Factures fournisseurs français | 60 | e-mail, papier | comptabilité | oui, réception |
| Fournisseurs étrangers et abonnements en ligne | 15 | comptabilité | hors circuit, e-reporting | |
| Notes de frais | 30 tickets | application mobile | salariés | non |
| Factures au secteur public | 2 | Chorus Pro | administrations | circuit propre |
Ce tableau répond à la question qui conditionne tout le projet : quelle part de vos factures va réellement changer, et à quel moment. Il sert ensuite de base au diagnostic et au choix de la plateforme. Les factures publiques continuent de passer par Chorus Pro.
Diagnostic de conformité
Le diagnostic confronte chaque flux aux exigences de la réforme. Cochez, et notez pour chaque « non » qui le corrige et pour quand.
Données
- chaque client professionnel français a un SIREN valide dans le fichier clients ;
- vous savez distinguer clients professionnels français, particuliers, étrangers et entités publiques ;
- vos factures peuvent porter les nouvelles mentions : SIREN du client, catégorie d’opération, adresse de livraison si différente, option pour les débits le cas échéant ; voir les données obligatoires.
Outils
- votre outil de facturation produit un fichier Factur-X, UBL ou CII, pas seulement un PDF ;
- il est relié, ou peut l’être, à une plateforme agréée ;
- votre comptabilité peut intégrer les factures reçues sans ressaisie.
Organisation
- une personne est désignée pour la réception des factures et la gestion des statuts ;
- le circuit de validation des achats est écrit : qui contrôle, qui approuve, qui paie ;
- votre expert-comptable sait comment il accédera aux factures.
Calendrier
- votre catégorie d’entreprise est connue (micro, PME, ETI, grande entreprise) ; dans un groupe, elle s’apprécie au niveau du groupe ;
- la plateforme est choisie et l’adresse de réception déclarée avant le 1er septembre 2026.
Tableau de bord de la réforme
Un projet de TPE n’a pas besoin d’outil de pilotage. Une feuille relue chaque semaine par le dirigeant suffit, avec quelques indicateurs chiffrés :
| Indicateur | Cible avant la bascule |
|---|---|
| Part des clients professionnels actifs avec SIREN vérifié | 100 % |
| Clients importants dont l’adresse de facturation électronique est connue | 100 % |
| Fournisseurs récurrents informés de votre adresse de réception | 100 % |
| Factures reçues via la plateforme sur le mois | en hausse régulière |
| Factures reçues encore en PDF de fournisseurs déjà soumis à l’obligation | 0 |
| Délai moyen entre réception et validation d’une facture fournisseur | moins d’une semaine |
| Factures émises rejetées par la plateforme | 0, chaque rejet analysé |
| Factures refusées par les clients | en baisse, motifs suivis |
| Personnes formées sur celles concernées | 100 % |
| Factures de test émises et reçues sans erreur | au moins dix |
Les deux indicateurs de rejet et de refus deviennent les plus importants après la bascule ; leur traitement est détaillé dans les statuts du cycle de vie.
Former l’équipe
Dans une TPE, trois profils sont concernés, chacun pour une partie seulement de la réforme.
- Ceux qui facturent : créer un client avec son SIREN, renseigner la catégorie d’opération et l’adresse de livraison, comprendre qu’une facture ne part plus par e-mail, réagir à un rejet ou à un refus, établir un avoir plutôt que modifier une facture émise.
- Ceux qui reçoivent et valident les achats : trouver les factures sur la plateforme, rapprocher commande et livraison, émettre un refus motivé ou un statut « en litige », traiter les factures qui restent hors circuit.
- Le dirigeant : lire le tableau de bord, arbitrer les litiges, comprendre que le statut « encaissée » des prestations de services est obligatoire et rattache la TVA à la bonne période.
Formez à partir de vos propres factures, dans l’outil réellement utilisé, plutôt qu’avec une présentation générale de la réforme. Une fiche d’une page par profil, affichée près du poste, vaut mieux qu’un support de cinquante diapositives. Prévoyez une seconde séance un mois après la bascule, quand les vraies questions apparaissent.
Test pilote
Avant la date d’obligation, faites circuler de vraies factures avec quelques partenaires volontaires.
- Choisissez trois à cinq clients professionnels réguliers, si possible déjà équipés, et deux ou trois fournisseurs qui émettent déjà en électronique.
- Émettez vos factures réelles à ces clients par la plateforme pendant un mois, en continuant si besoin à leur envoyer le PDF habituel en parallèle, signalé comme simple copie.
- Vérifiez à chaque facture : réception confirmée, données lisibles chez le client, aucune mention manquante, statuts remontés dans votre outil.
- Côté achats, vérifiez que les factures reçues arrivent dans votre comptabilité avec le bon fournisseur, le bon compte et la bonne TVA.
- Notez chaque anomalie, sa cause et sa correction : paramétrage d’un code TVA, SIREN manquant, format de date, référence de commande exigée par un client.
Le pilote est réussi quand une dizaine de factures sont passées dans chaque sens sans intervention manuelle. Il révèle presque toujours deux ou trois corrections de paramétrage, bien plus faciles à faire en petit comité qu’avec toute la clientèle.
Migrer du PDF par e-mail vers la plateforme
À la date où votre obligation d’émission commence, une facture B2B à un client français assujetti envoyée en PDF par e-mail n’est plus une facture conforme, même si elle reprend toutes les mentions. La bascule se prépare.
- Prévenez vos clients quelques semaines avant : à partir de telle date, vos factures leur parviendront par leur plateforme agréée, à l’adresse déclarée dans l’annuaire. Demandez à ceux qui ne l’ont pas encore fait de vous confirmer cette adresse.
- Changez le modèle dans l’outil de facturation : l’envoi par e-mail est désactivé pour les clients professionnels français, l’envoi par la plateforme devient la règle.
- Gardez l’e-mail pour ce qui reste hors du champ : clients particuliers qui demandent une facture, clients étrangers, documents commerciaux (devis, relances amiables), et éventuellement une copie de courtoisie sans valeur de facture.
- Ne réémettez pas en électronique les factures déjà envoyées en PDF avant la bascule : elles restent valables pour la période où elles ont été émises. Seules les factures émises après la date d’obligation doivent passer par la plateforme.
- Côté fournisseurs, signalez à ceux qui continuent d’envoyer des PDF alors qu’ils sont soumis à l’obligation que leur facture n’est pas émise de façon conforme, et demandez l’envoi par la plateforme.
Après la bascule, surveillez pendant deux mois les rejets, les refus et les factures « perdues » faute d’adresse dans l’annuaire. C’est à ce moment que le tableau de bord donne toute sa valeur.