Avec la réforme, une facture n’est plus un document qu’on envoie et qu’on oublie. Chaque étape de son traitement produit un statut, échangé entre la plateforme agréée de l’émetteur et celle du destinataire, et transmis pour certains à l’administration. Ces statuts remplacent les échanges d’e-mails du type « avez-vous bien reçu ma facture ? ».
Les statuts
| Statut | Signification | Obligatoire |
|---|---|---|
| Déposée | la facture a été déposée sur la plateforme de l’émetteur et a passé ses contrôles de forme | oui |
| Rejetée | la facture n’a pas pu être traitée pour une raison technique ou de forme (format invalide, destinataire inconnu, mention obligatoire absente) | oui |
| Reçue, mise à disposition, prise en charge | étapes de transmission et de traitement chez le destinataire | facultatifs |
| Approuvée, approuvée partiellement, en litige, suspendue | étapes de validation métier chez le client | facultatifs |
| Refusée | le destinataire refuse la facture sur le fond (prix, quantités, commande inconnue) | oui |
| Paiement transmis | le client indique avoir payé | facultatif |
| Encaissée | l’émetteur indique avoir encaissé tout ou partie du prix ; indispensable pour les prestations de services à la TVA sur les encaissements | oui |
Le statut « encaissée » sert à l’administration pour déterminer l’exigibilité de la TVA sur les services ; il est expliqué dans e-reporting des données de paiement.
Rejet et refus : ne pas confondre
| Rejet | Refus | |
|---|---|---|
| Qui le décide | une plateforme (émettrice ou réceptrice), automatiquement | le client |
| Motif | forme : fichier invalide, donnée obligatoire manquante, SIREN destinataire introuvable dans l’annuaire, doublon | fond : facture non conforme à la commande, prix erroné, prestation non réalisée |
| Statut fiscal de la facture | elle est réputée non émise | elle a été émise et reçue |
| Ce que fait l’émetteur | corriger et réémettre une facture | émettre un avoir et, si nécessaire, une nouvelle facture |
Un rejet non traité, c’est une facture qui n’existe pas : le client ne paiera pas, et la TVA n’a pas lieu d’être déclarée. Un refus non traité, c’est un litige commercial qui bloque l’encaissement. Dans les deux cas, désignez qui surveille ces statuts chaque jour.
Contrôles avant d’envoyer
La plupart des rejets s’évitent avant l’envoi. Une liste courte à automatiser dans le logiciel :
- Destinataire : SIREN du client présent et valide, adresse de facturation électronique trouvée dans l’annuaire.
- Données obligatoires : numéro, date, identité des parties, catégorie d’opération, adresse de livraison si elle diffère, option sur les débits le cas échéant ; voir données obligatoires de la facture électronique.
- TVA : catégorie et taux sur chaque ligne, motif pour toute ligne sans TVA, totaux cohérents.
- Références client : numéro de commande ou de contrat quand le client l’exige, sans quoi il refusera la facture.
- Doublons : pas deux factures avec le même numéro ou le même contenu pour le même client.
- Format : profil Factur-X ou UBL accepté par votre plateforme.
Suivre les anomalies
Même avec des contrôles, des anomalies surviennent. Tenez un journal des anomalies simple, tiré des statuts de la plateforme :
| Date | Facture | Statut | Motif | Action | Responsable | Clôturée |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 03/10 | F-1204 | rejetée | SIREN destinataire inconnu | SIREN corrigé dans la fiche client, facture réémise | comptabilité | 03/10 |
| 05/10 | F-1211 | refusée | prix non conforme au contrat | avoir AV-88 et nouvelle facture | commercial | 08/10 |
Revoyez-le chaque mois : si un même motif revient (SIREN manquant, référence de commande absente), corrigez la cause dans la base clients ou le paramétrage plutôt que de traiter les cas un par un. Côté réception, un tableau symétrique suit les factures fournisseurs mises en litige ou refusées, pour que les avoirs attendus arrivent bien.
Lien avec la comptabilité
- Une facture rejetée ne doit pas être comptabilisée en vente, ou doit être annulée si elle l’a été automatiquement.
- Une facture refusée reste comptabilisée jusqu’à l’avoir.
- Le statut encaissée doit correspondre au lettrage du compte client.
Un logiciel comptable connecté à la plateforme récupère ces statuts automatiquement ; voir plateforme agréée et logiciel comptable.