L’obligation de réception est la première à s’appliquer à tout le monde, quelle que soit la taille de l’entreprise. Concrètement, un fournisseur grande entreprise ou ETI qui émet ses factures en électronique doit pouvoir vous les adresser via le réseau des plateformes agréées, et vous devez être en mesure de les recevoir et d’en gérer les statuts.
Ce qu’il faut avoir mis en place
- Une plateforme agréée choisie et un contrat signé ; voir choisir une plateforme agréée.
- Une adresse de réception déclarée dans l’annuaire, au niveau du SIREN ou, si vous voulez router les factures par site, au niveau des SIRET ou de codes service.
- Un circuit de validation : qui reçoit, qui contrôle, qui approuve, qui paie.
- Une personne qui suit les statuts à émettre vers le fournisseur (refus, litige, approbation).
- Un lien vers la comptabilité pour que les factures reçues alimentent les écritures d’achat sans ressaisie.
Le circuit de traitement d’une facture reçue
| Étape | Action | Statut éventuel vers le fournisseur |
|---|---|---|
| Réception | la plateforme met la facture à disposition | reçue, mise à disposition |
| Contrôle | rapprochement avec la commande et la livraison, contrôle des prix et de la TVA | en litige si écart |
| Décision | validation ou refus motivé | approuvée ou refusée |
| Comptabilisation | écriture d’achat à partir des données structurées | |
| Paiement | règlement à l’échéance | paiement transmis (facultatif) |
Le refus est réservé aux désaccords de fond (prix, quantité, prestation non réalisée). Il doit être motivé ; le fournisseur émet alors un avoir. Refuser une facture conforme pour retarder le paiement n’est pas un usage du statut.
Recevoir sans ERP
Une TPE n’a pas besoin d’un ERP pour recevoir ses factures. Trois organisations simples fonctionnent :
- Le portail de la plateforme : les factures arrivent dans un espace en ligne ; vous les consultez, les validez et les téléchargez au format PDF lisible et XML. L’expert-comptable y accède avec ses propres droits.
- La plateforme intégrée au logiciel comptable : les factures arrivent directement dans la comptabilité avec une proposition d’écriture (fournisseur, compte de charge, TVA), à valider.
- L’export vers le cabinet : la plateforme transmet automatiquement les factures reçues à l’outil de l’expert-comptable, qui les comptabilise.
Quelle que soit l’option, gardez les factures dans leur format d’origine et paramétrez une règle par fournisseur récurrent (compte de charge, code TVA, axe analytique) pour automatiser la saisie. Pour un artisan qui reçoit vingt factures par mois, le portail de la plateforme et une saisie assistée suffisent largement.
Les factures qui restent hors circuit
Toutes les factures d’achat ne passeront pas par une plateforme agréée. Les principales exceptions :
| Facture | Pourquoi elle reste hors circuit | Traitement |
|---|---|---|
| Fournisseur établi à l’étranger | la réforme concerne les entreprises établies en France | réception en PDF ou papier ; données transmises via l’e-reporting par votre plateforme |
| Tickets et notes de frais (restaurant, péage, carburant) | achats auprès de commerçants qui vendent à tous publics | justificatifs classiques, conservés selon les règles de copie fiable |
| Opérations exonérées hors champ de l’obligation | certaines opérations ne sont pas visées | facture classique |
| Fournisseur français PME avant le 1er septembre 2027 | son obligation d’émission n’a pas encore commencé | PDF ou papier pendant la transition |
Pour ces factures, la déduction de TVA reste soumise aux règles habituelles (facture conforme, piste d’audit fiable) ; voir piste d’audit fiable des factures. Organisez un second canal de réception (adresse e-mail dédiée, numérisation) qui alimente la même file de validation, pour ne pas gérer deux processus différents. Une facture d’un fournisseur français soumis à l’obligation qui arrive en PDF par e-mail après la date d’émission obligatoire doit lui être signalée : elle n’est pas émise de façon conforme.
Erreurs fréquentes
- Ne pas avoir déclaré d’adresse de réception, ou l’avoir déclarée sur un SIRET fermé.
- Laisser les statuts sans réponse, ce qui bloque le fournisseur et retarde ses encaissements.
- Télécharger le PDF de la facture et le ressaisir, en perdant l’avantage des données structurées.
- Oublier les factures hors circuit dans la clôture du mois.