La déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle transmet chaque mois les rémunérations et cotisations de tous les salariés. Mais un salarié en arrêt maladie ne peut pas attendre la DSN du mois suivant pour percevoir ses indemnités journalières, et un salarié qui quitte l’entreprise a besoin rapidement de son attestation pour France Travail. D’où les signalements d’événements, transmis via le même logiciel et la même plateforme net-entreprises.
Les trois signalements
| Signalement | Quand | Délai | Ce qu’il permet |
|---|---|---|---|
| Arrêt de travail | maladie, maternité, paternité, accident du travail ou maladie professionnelle | dans les cinq jours suivant la connaissance de l’arrêt | calcul et versement des indemnités journalières par la CPAM |
| Reprise anticipée | retour du salarié avant la date de fin prévue de l’arrêt | dans les cinq jours suivant la reprise | arrêt du versement des indemnités |
| Fin de contrat de travail unique | départ du salarié, quelle que soit la cause | en principe dans les cinq jours suivant la fin du contrat | attestation employeur pour France Travail, droits au chômage |
Un signalement d’arrêt de travail peut, dans certains cas, être intégré à la DSN mensuelle s’il intervient peu avant son dépôt et si le salarié n’est pas pénalisé. La règle prudente reste de signaler sans attendre.
Le signalement d’arrêt de travail
Il remplace l’ancienne attestation de salaire papier. Il contient la date du dernier jour travaillé, le motif de l’arrêt, les salaires de référence et l’indication de la subrogation si l’employeur maintient le salaire et perçoit les indemnités à la place du salarié.
Ce qu’il faut préparer :
- l’arrêt transmis par le salarié (volet employeur) ;
- les salaires des mois précédents, que le logiciel reprend automatiquement s’ils ont été déclarés en DSN ;
- la décision de maintien de salaire selon la convention collective ou le Code du travail ;
- la date de reprise prévue.
Le traitement en paie et en comptabilité des indemnités reçues est expliqué dans les IJSS et la subrogation.
Le signalement de fin de contrat
Le signalement de fin de contrat de travail unique remplace l’envoi d’une attestation employeur séparée : France Travail reçoit directement les informations dont il a besoin. Il mentionne le motif de rupture (démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD), la date de fin, les derniers salaires et les indemnités versées.
C’est pourquoi il doit être cohérent avec le solde de tout compte : indemnité de licenciement, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de préavis. Un montant oublié dans la paie de sortie est oublié dans le signalement, ce qui retarde les droits du salarié et oblige à une déclaration rectificative. Les écritures du départ sont décrites dans le solde de tout compte.
L’enchaînement avec la DSN mensuelle
Le signalement n’exonère pas de la DSN mensuelle. Le mois concerné, la DSN reprend aussi :
- les absences du mois, avec leurs dates et motifs ;
- la rémunération maintenue ou réduite ;
- pour un départ, la date de fin de contrat et les éléments de la paie de sortie.
Les écarts entre signalement et DSN mensuelle sont détectés par les organismes et donnent lieu à des anomalies à corriger. Le calendrier et le contenu de la DSN mensuelle sont présentés dans la DSN, déclaration sociale nominative.
Organisation dans une petite entreprise
| Étape | Qui | Outil |
|---|---|---|
| Réception de l’arrêt ou de la démission | dirigeant ou responsable administratif | boîte dédiée, date de réception notée |
| Transmission à la paie | le jour même | message type avec dates et motif |
| Signalement | gestionnaire de paie ou cabinet | logiciel de paie, net-entreprises |
| Contrôle du retour (accusé, anomalies) | gestionnaire de paie | tableau de bord DSN |
| Suivi des indemnités ou du solde de tout compte | comptabilité | compte de tiers dédié |
Un tableau de suivi des arrêts, reprises et départs, tenu à jour à chaque événement, évite les oublis lorsque la paie est externalisée : le cabinet ne peut signaler que ce qu’on lui a transmis.
Les conséquences d’un retard
Un signalement tardif d’arrêt retarde les indemnités journalières, que l’employeur subrogé avance alors plus longtemps. Un signalement de fin de contrat absent ou erroné prive le salarié de ses droits et expose l’employeur à des pénalités et à une réclamation du salarié. Dans les deux cas, la correction passe par un signalement rectificatif ou une annulation, dans le même outil.