Une facture n’est valable que si elle désigne correctement son destinataire. Avec la facturation électronique, une donnée client erronée ne produit plus seulement un retard : la facture peut être rejetée par la plateforme. La fiche client est donc la première étape de la chaîne de facturation.
Les informations à saisir
| Donnée | Pourquoi | Où la vérifier |
|---|---|---|
| Dénomination exacte | Mention obligatoire de la facture | Annuaire des entreprises, extrait RNE |
| SIREN (ou SIRET de l’établissement facturé) | Identification du client, obligatoire sur les factures B2B | annuaire-entreprises.data.gouv.fr |
| Numéro de TVA intracommunautaire | Mention obligatoire pour les clients assujettis ; indispensable pour une livraison intracommunautaire | VIES pour un client européen |
| Adresse de facturation | Mention obligatoire ; peut différer de l’adresse de livraison | Bon de commande, extrait RNE |
| Adresse de livraison | Mention requise lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation | Bon de commande |
| Contact comptabilité fournisseurs | Destinataire des factures et des relances | Le client |
| Conditions de paiement | Échéance, mode de règlement, escompte éventuel | Contrat ou conditions générales |
| Référence de commande ou numéro d’engagement | Souvent exigé par les grands comptes et le secteur public | Le client |
Pour un particulier, nom et adresse suffisent ; ne collectez rien d’inutile.
Règles de création
- Une seule personne ou un circuit de validation crée les clients.
- Recherche préalable : le client existe-t-il déjà sous une autre orthographe ?
- Contrôle automatique du SIREN et du numéro de TVA quand le logiciel le permet.
- Compte auxiliaire créé en même temps, rattaché au 411.
Nettoyer le fichier clients
Un fichier clients se dégrade : fusions, déménagements, changements de dénomination, doublons créés dans l’urgence. Une fois par an, et toujours avant un changement de logiciel :
Repérer les doublons. Triez par SIREN, puis par nom normalisé (sans accents, sans forme juridique). Deux fiches avec le même SIREN sont presque toujours un doublon. Fusionnez-les dans le logiciel, en conservant l’historique sur la fiche maintenue.
Mettre à jour les données légales. Comparez dénomination, adresse et statut avec l’annuaire officiel. Une entreprise radiée ou en liquidation ne doit plus recevoir de facture sans vérification ; ses créances ouvertes relèvent peut-être d’une déclaration au mandataire.
Traiter les clients inactifs. Un client sans facture depuis plusieurs années et sans solde peut être désactivé. Un client inactif avec un solde (créance ancienne ou solde créditeur) doit d’abord être régularisé : voir anciens soldes créditeurs clients.
Appliquer la minimisation des données. Pour les clients particuliers, le RGPD impose de ne pas conserver indéfiniment des données qui ne servent plus. Les données comptables restent conservées pendant la durée légale, mais les informations commerciales annexes (téléphone, préférences) peuvent être supprimées.
| Contrôle | Indicateur |
|---|---|
| Doublons fusionnés | nombre de fiches avant / après |
| SIREN manquants sur clients professionnels | zéro |
| Clients radiés avec créance ouverte | liste traitée |
| Clients inactifs désactivés | nombre |
Après le nettoyage
Verrouillez les règles de création, sinon le fichier se dégradera de nouveau. Les numéros et mentions à faire figurer sur la facture elle-même sont détaillés dans mentions obligatoires sur une facture, et l’import dans un nouvel outil dans importer clients et fournisseurs dans un logiciel comptable.