Un compte client devrait être débiteur (le client vous doit de l’argent) et un compte fournisseur créditeur (vous devez de l’argent au fournisseur). Quand le sens s’inverse et que le solde vieillit, il y a presque toujours une explication à trouver, et souvent de l’argent en jeu.
Clients créditeurs : d’où viennent-ils ?
| Cause | Exemple | Action |
|---|---|---|
| Paiement en double | Le client a réglé deux fois la même facture | Rembourser ou imputer sur une prochaine facture, avec son accord |
| Avoir non utilisé | Avoir émis après un retour, jamais remboursé | Rembourser ou imputer |
| Acompte non imputé | Acompte reçu, facture finale émise sans déduction | Corriger l’imputation |
| Règlement mal affecté | Paiement d’un autre client | Réaffecter |
| Écart de change ou d’arrondi | Quelques centimes | Solder en écart de règlement selon le seuil fixé |
Un trop-perçu appartient au client : il ne devient pas un produit parce que le client ne l’a pas réclamé. Après recherche et tentatives de contact documentées, et seulement à l’issue de la prescription applicable (en principe cinq ans en matière commerciale), le solde peut être repris en produit.
Écritures types côté clients
- Remboursement d’un trop-perçu de 180 € : débit 411, crédit 512.
- Imputation sur une nouvelle facture : lettrage du solde créditeur avec la facture, sans écriture supplémentaire.
- À la clôture, les clients créditeurs significatifs sont présentés au passif, et non compensés avec les clients débiteurs.
Fournisseurs débiteurs
Le cas symétrique : un fournisseur dont le compte est débiteur vous doit de l’argent.
| Cause | Action |
|---|---|
| Facture payée deux fois | Demander le remboursement, ou l’imputation sur la prochaine facture par écrit |
| Avoir reçu mais pas encore utilisé | L’imputer sur la prochaine facture, ou demander le remboursement |
| Acompte versé non imputé | Vérifier si la facture finale a été reçue, corriger l’imputation |
| Facture jamais saisie | Retrouver la facture, la saisir : le solde débiteur disparaît |
| Paiement envoyé à un ancien IBAN ou à un tiers | Vérifier immédiatement : risque de fraude |
Un fournisseur débiteur est un actif : à la clôture, il est reclassé en « fournisseurs débiteurs » (compte 409) et, si le recouvrement est douteux (fournisseur disparu ou en procédure collective), déprécié.
Attention à la TVA : un avoir reçu réduit la TVA déductible de la période où il est reçu, même s’il n’est jamais remboursé.
La méthode d’analyse
- Extraire la liste des clients créditeurs et des fournisseurs débiteurs, avec l’ancienneté.
- Pour chacun, ouvrir le compte auxiliaire et retrouver l’écriture d’origine.
- Classer selon les causes ci-dessus.
- Agir : rembourser, réclamer, réaffecter, corriger.
- Pour les soldes inexpliqués après recherche, documenter les démarches et décider avec l’expert-comptable.
Prévenir
- Lettrage hebdomadaire des règlements.
- Contrôle des doublons avant chaque campagne de paiement : voir factures en double et paiements en double.
- Rapprochement régulier des relevés fournisseurs.
Les règles de présentation des comptes de tiers sont rappelées dans comptes clients dans le plan comptable et comptes fournisseurs dans le plan comptable.