Créer un fournisseur semble anodin. Pourtant, la fiche fournisseur contient l’IBAN vers lequel partiront les paiements. La fraude au changement de coordonnées bancaires, où un escroc se fait passer pour un fournisseur réel et communique un nouveau RIB, est l’une des plus fréquentes contre les PME. Le contrôle des données fournisseurs est donc autant une question de sécurité que de qualité comptable.
Les données à vérifier
| Donnée | Contrôle |
|---|---|
| Dénomination et SIREN | Concordance avec l’annuaire des entreprises ; entreprise active |
| Numéro de TVA intracommunautaire | Cohérent avec le SIREN ; VIES pour un fournisseur européen |
| Adresse | Siège ou établissement facturant |
| IBAN et BIC | RIB sur papier à en-tête ou document bancaire ; titulaire du compte = fournisseur |
| Conditions de paiement | Conformes au contrat ou au devis accepté |
| Compte de charge par défaut | Facilite la saisie, à valider par le comptable |
Pour un sous-traitant, l’entreprise doit en outre, au-delà d’un certain montant de contrat, obtenir périodiquement des attestations de vigilance (URSSAF) et d’immatriculation : c’est une obligation légale de vigilance du donneur d’ordre.
Le circuit de création
- La demande de création vient de la personne qui commande, avec le devis ou le contrat.
- La comptabilité vérifie les données légales et l’IBAN.
- Une deuxième personne valide la fiche, ou au minimum toute fiche dont l’IBAN est saisi.
- Le premier paiement d’un montant important est précédé d’un appel de confirmation.
Changement de RIB : la procédure
Toute demande de modification d’IBAN, même venant d’un interlocuteur connu, suit la même procédure :
- ne jamais utiliser les coordonnées figurant dans le courriel de demande ;
- rappeler le fournisseur à un numéro déjà connu (contrat, ancienne facture), pas à celui du courriel ;
- faire valider la modification par une personne différente de celle qui l’a saisie ;
- conserver la trace (date, personne jointe, document reçu).
Une urgence inhabituelle, une nouvelle banque à l’étranger ou un ton pressant sont des signaux d’alerte.
Nettoyer le fichier fournisseurs
Une fois par an, et avant tout changement de logiciel :
Doublons. Un fournisseur en double, c’est un risque de payer deux fois la même facture. Triez par SIREN et par IBAN : deux fiches avec le même IBAN et des noms différents méritent une explication.
Fournisseurs inactifs. Sans facture depuis plusieurs exercices et sans solde : à désactiver. Avec un solde : à analyser avant toute désactivation (avoir non utilisé, facture jamais payée), voir anciens soldes débiteurs fournisseurs.
Données légales. Fournisseurs radiés, changements de dénomination, fusions : mettre à jour avant le prochain paiement.
IBAN. Revue de la liste des IBAN modifiés dans l’année, avec la trace de chaque validation.
| Contrôle | Résultat attendu |
|---|---|
| Fiches avec SIREN manquant (fournisseurs professionnels français) | zéro |
| IBAN partagés entre deux fiches | expliqués |
| Modifications d’IBAN sans trace de validation | zéro |
| Fournisseurs inactifs désactivés | liste |
Le circuit de traitement des factures elles-mêmes est décrit dans workflow de validation des factures fournisseurs et validation des achats et des dépenses.