Payer une facture qui n’aurait pas dû l’être est rarement le fruit d’une fraude spectaculaire. C’est une prestation facturée deux fois, une livraison incomplète réglée en totalité, un tarif qui n’est pas celui du devis, ou un abonnement résilié qui continue d’être prélevé. Un circuit de validation simple, appliqué à chaque facture, élimine la plupart de ces pertes.
Les étapes du circuit
| Étape | Qui | Contrôle |
|---|---|---|
| Réception | logiciel, via la plateforme agréée | facture lisible, destinataire correct, pas de doublon |
| Pré-comptabilisation | comptabilité | fournisseur connu, compte de charge et code TVA proposés |
| Rapprochement | logiciel ou acheteur | commande et bon de livraison correspondants |
| Approbation | responsable du budget | la dépense est justifiée et au bon montant |
| Comptabilisation | comptabilité | écriture validée au journal des achats |
| Mise en paiement | trésorerie | échéance, RIB vérifié, lot de virements signé |
Chaque étape laisse une trace : qui a fait quoi, quand. Cette trace est aussi la piste d’audit fiable qui établit le lien entre la facture et l’opération réelle, une des conditions de la déduction de la TVA ; voir la piste d’audit fiable des factures.
Le rapprochement commande, livraison, facture
Pour les achats de biens et les prestations commandées, le contrôle le plus utile compare trois documents :
- la commande ou le devis signé, qui fixe la quantité et le prix ;
- le bon de livraison ou le procès-verbal de réception, qui prouve ce qui a été reçu ;
- la facture, qui réclame un montant.
Si les trois concordent, à une tolérance près, la facture peut être approuvée automatiquement. Si la facture dépasse la commande, ou si la livraison est partielle, elle part en revue. Pour les frais généraux sans commande (énergie, télécoms, abonnements), le rapprochement se fait avec le contrat et le mois précédent : une facture qui augmente de plus de 10 % mérite un regard.
Les seuils d’approbation
Fixez par écrit qui peut approuver quoi :
| Montant HT | Approbation |
|---|---|
| Jusqu’à 500 EUR, avec commande rapprochée | automatique |
| Jusqu’à 5 000 EUR | responsable du service |
| Au-delà de 5 000 EUR | dirigeant |
| Toute facture d’un nouveau fournisseur | dirigeant, la première fois |
Les montants dépendent de la taille de l’entreprise ; l’important est qu’ils existent et que le logiciel les applique. Prévoyez un suppléant pour chaque approbateur, sinon les factures attendent pendant les congés et les pénalités de retard s’accumulent.
Les statuts de la facture électronique
Avec la réforme, les factures fournisseurs arrivent par la plateforme agréée, et le circuit de validation dialogue avec le fournisseur par des statuts. Certains sont obligatoires, d’autres recommandés. Ceux qui intéressent directement le circuit :
- Rejetée : la facture ne peut pas être traitée pour une raison technique ou de forme (destinataire erroné, données obligatoires absentes) ;
- Refusée : vous contestez la facture sur le fond, prestation non conforme ou montant erroné ; le fournisseur doit émettre un avoir ou une nouvelle facture ;
- Approuvée ou en litige : statuts recommandés qui informent le fournisseur de l’avancement ;
- Paiement transmis : le virement est parti.
Le circuit doit produire ces statuts au moment où la décision est prise, pas en fin de mois. Un refus envoyé trois mois après réception ne sert plus à grand-chose. Les règles sont détaillées dans la réception des factures électroniques fournisseurs.
La comptabilisation
Une facture approuvée de 2 400 EUR TTC pour une prestation de maintenance informatique :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 6155 Entretien et réparations sur biens mobiliers | 2 000 | |
| 44566 TVA déductible sur autres biens et services | 400 | |
| 401 Fournisseur | 2 400 |
La TVA déductible sur une prestation de services suit en principe le paiement, sauf si le fournisseur a opté pour les débits : le code TVA doit le refléter. Les factures reçues en fin de mois mais pas encore approuvées doivent être connues de la comptabilité à la clôture, au besoin en charges à payer.
Protéger la mise en paiement
La dernière étape est la plus exposée à la fraude. Trois règles :
- le RIB utilisé est celui de la fiche fournisseur, jamais celui qui figurerait sur une facture ou un courriel ;
- toute modification de RIB est confirmée par téléphone et faite par une personne qui ne paie pas ;
- le lot de virements est relu avant signature, en particulier les fournisseurs créés ou modifiés récemment.
La création des fiches et les contrôles à faire dès l’entrée en relation sont détaillés dans la création des fournisseurs et le contrôle des données.