Payer deux fois la même facture arrive plus souvent qu’on ne le croit, et l’argent n’est pas toujours récupéré. Les doublons ont des causes répétitives, et donc des contrôles simples.
Comment naissent les doublons
| Cause | Exemple |
|---|---|
| Double réception | Facture reçue par courriel puis par courrier, ou par courriel puis via la plateforme de facturation électronique |
| Relance prise pour une nouvelle facture | Le fournisseur renvoie la facture avec « 2e rappel » et elle est saisie à nouveau |
| Saisie par deux personnes | Le dirigeant et le comptable saisissent la même facture |
| Fournisseur en double | Deux fiches pour le même fournisseur, la facture saisie sur chacune |
| Paiement manuel + prélèvement | Facture payée par virement alors qu’un prélèvement était prévu |
| Facture et pro forma | Le pro forma payé, puis la facture définitive payée à son tour |
Les contrôles préventifs
- Unicité fournisseur + numéro de facture : la plupart des logiciels bloquent ou signalent une saisie avec le même couple. Activez ce contrôle.
- Recherche par montant et date : même fournisseur, même montant, dates proches. Un contrôle utile quand les numéros de facture sont mal saisis.
- Un seul canal de réception par fournisseur : demandez-lui de n’envoyer qu’une version.
- Contrôle avant chaque campagne de paiement : liste des paiements triée par fournisseur et montant.
- Fichier fournisseurs sans doublon : voir création des fournisseurs et contrôle des données.
Corriger une facture saisie deux fois
Si la facture n’a pas encore été payée, il suffit d’annuler la seconde saisie (contre-passation si l’écriture est validée). Vérifiez aussi la TVA : si la déclaration a déjà été déposée avec la double déduction, la TVA déduite en trop doit être reversée sur la déclaration suivante.
Récupérer un paiement en double
Le compte fournisseur devient débiteur du montant payé en trop.
- Contacter le fournisseur avec les deux preuves de paiement.
- Demander par écrit soit un remboursement, soit une imputation sur une prochaine facture.
- Suivre le solde débiteur jusqu’à sa résolution.
Si le fournisseur rembourse : débit 512, crédit 401. S’il impute : lettrage du solde débiteur avec la facture suivante.
Côté clients
Le cas inverse existe aussi : un client vous paie deux fois. Le trop-perçu est une dette envers lui ; il doit être remboursé ou imputé avec son accord. Voir anciens soldes créditeurs clients et débiteurs fournisseurs.
Revue périodique
Une fois par trimestre, extrayez toutes les factures fournisseurs de l’année et cherchez les paires suspectes (même fournisseur et montant, ou même numéro). Le travail prend une heure et se rembourse souvent dès la première fois.
Le circuit de validation qui limite ces erreurs en amont est décrit dans validation des achats et des dépenses.