Au fil des années, un plan comptable se charge : comptes créés pour un fournisseur unique, doublons ouverts par deux personnes différentes, comptes de charges aux libellés vagues (« divers », « à classer »), sous-comptes qui ne servent plus. Résultat : les mêmes dépenses sont ventilées différemment d’un mois à l’autre et la comparaison des exercices perd son sens.
Le bon moment
Nettoyez en début d’exercice, après la clôture précédente. Modifier le plan en cours d’année fausse les comparaisons et complique la liasse fiscale. L’ouverture d’un nouveau logiciel est aussi l’occasion idéale : voir soldes d’ouverture lors d’un changement de logiciel.
Étape 1 : exporter et annoter
Exportez le plan avec, pour chaque compte, le nombre d’écritures et le solde des deux derniers exercices. Ajoutez une colonne de décision : conserver, fusionner, fermer, renommer.
Étape 2 : repérer les problèmes
| Symptôme | Exemple | Décision |
|---|---|---|
| Doublon | 6063 « Petit matériel » et 6068 « Petit équipement » utilisés pour la même chose | fusionner vers un seul compte |
| Compte mal placé | abonnement logiciel en 6064 Fournitures administratives | reclasser et créer un sous-compte adapté |
| Libellé vague | 658 « Divers » avec 300 écritures par an | analyser le contenu et créer les comptes manquants |
| Sous-compte par fournisseur en classe 6 | 6226 « Cabinet Martin » | revenir au compte de nature ; le fournisseur se suit dans l’auxiliaire 401 |
| Compte de tiers dans le général | 411 « Client Dupont » au lieu d’un auxiliaire | transférer vers un compte auxiliaire |
Le PCG fixe les comptes à deux ou trois chiffres ; les subdivisions sont libres, mais elles doivent rester rattachées au bon compte parent. Un 6xx créé hors de toute logique ne s’agrège plus correctement dans les états financiers.
Étape 3 : fusionner sans casser l’historique
On ne supprime pas un compte qui a porté des écritures sur un exercice non prescrit. On :
- passe une écriture de reclassement du solde vers le compte retenu, en début d’exercice ;
- désactive l’ancien compte pour qu’il ne puisse plus être utilisé ;
- documente la correspondance ancien compte → nouveau compte dans le dossier permanent.
Les comptes inactifs
Un compte inactif est un compte sans mouvement depuis au moins un exercice complet. Il en existe deux sortes :
- à solde nul : on le désactive simplement (il reste dans l’historique et le FEC, mais n’apparaît plus dans les listes de saisie) ;
- à solde non nul : c’est le cas qui mérite une enquête. Un fournisseur créditeur depuis trois ans, un compte d’attente oublié, un ancien emprunt jamais soldé. Il faut comprendre le solde, le justifier ou le régulariser par une écriture documentée, puis désactiver.
Pour les comptes de tiers inactifs, le même travail se fait dans les auxiliaires : voir anciens soldes créditeurs clients et débiteurs fournisseurs.
Étape 4 : fixer des règles pour la suite
- Qui peut créer un compte (une seule personne, idéalement).
- Une liste d’affectation des dépenses courantes : « abonnements SaaS → 6513 », « péages → 6251 ».
- Une revue annuelle de la liste des comptes utilisés.
Pour la structure de départ, voir construire un plan comptable.