Changer de logiciel comptable, c’est transférer une photographie exacte de la comptabilité à une date donnée. Le nouveau système doit démarrer avec les à-nouveaux : les soldes de tous les comptes de bilan, détaillés par client, par fournisseur et par immobilisation. Une erreur à ce stade se propage dans toutes les écritures qui suivent.
Choisir la date de bascule
| Option | Avantages | Inconvénients |
|---|---|---|
| Début d’exercice | Une seule balance d’ouverture, après la clôture validée | Il faut attendre la date ; la clôture doit être terminée |
| Début de mois en cours d’exercice | Bascule plus rapide | Il faut reprendre aussi les cumuls de charges et produits, ou garder deux logiciels pour l’exercice |
La bascule en début d’exercice est la plus sûre. En cours d’année, reprenez la balance complète (classes 1 à 7) à la date de bascule, pour que le compte de résultat de l’exercice soit complet dans le nouveau logiciel.
Ce qu’il faut reprendre
- La balance générale de clôture (ou à la date de bascule), compte par compte.
- Les auxiliaires clients et fournisseurs : pas un solde global, mais la liste des factures non lettrées, avec numéro, date, échéance et montant. Sinon, impossible de lettrer les règlements à venir.
- Le registre des immobilisations, avec valeurs brutes, amortissements cumulés et plans d’amortissement.
- Les comptes de TVA : la TVA sur encaissements en attente doit pouvoir être déclarée au bon moment.
- Les paramètres : plan comptable, codes TVA, journaux, axes analytiques.
La méthode
- Nettoyer avant de migrer : comptes inutiles, doublons de tiers. Voir nettoyer le plan comptable.
- Établir une table de correspondance entre anciens et nouveaux comptes.
- Importer la balance d’ouverture dans un journal des à-nouveaux.
- Importer les pièces ouvertes des auxiliaires.
- Contrôler : total des débits = total des crédits ; chaque compte = ancien solde ; somme des auxiliaires = compte collectif.
- Faire valider la reprise par l’expert-comptable avant la première saisie.
Exemple de contrôle
| Compte | Ancien logiciel | Nouveau logiciel | Écart |
|---|---|---|---|
| 411 Clients | 48 320,10 | 48 320,10 | 0 |
| Somme des auxiliaires clients | 48 320,10 | 48 320,10 | 0 |
| 512 Banque | 21 540,00 | 21 540,00 | 0 |
| 44551 TVA à décaisser | 3 880,00 | 3 880,00 | 0 |
Aucune saisie nouvelle tant qu’un écart subsiste.
Garder l’historique
L’ancien logiciel doit rester consultable pendant toute la durée de conservation, ou ses données être exportées : grand livre, journaux, balance et surtout le FEC de chaque exercice. Voir archivage des documents comptables.
La démarche de projet complète est décrite dans changer de logiciel comptable sans chaos et la reprise des FEC dans importer un FEC dans un nouveau logiciel.