Un paiement qui ne couvre pas la totalité d’une facture pose toujours la même question : pourquoi ? Un échéancier convenu, une retenue pour litige, une remise que le client s’est accordée, un escompte, une erreur de montant. La comptabilisation est simple ; c’est l’analyse du motif qui compte.
Côté clients : recevoir un paiement partiel
Facture de 3 000 € TTC, le client vire 2 000 €.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 512 Banque | 2 000 | |
| 411 Client | 2 000 |
Dans le compte auxiliaire, le règlement est lettré partiellement avec la facture : 1 000 € restent ouverts et apparaissent dans la balance âgée à la date d’échéance d’origine.
Identifier le motif
| Motif | Suite à donner |
|---|---|
| Échéancier accordé | Vérifier les dates suivantes, relance automatique suspendue tant qu’il est respecté |
| Retenue pour litige sur une partie | Traiter le litige ; avoir si fondé |
| Remise ou escompte déduit sans accord | Rappeler les conditions de vente et réclamer le solde |
| Retenue de garantie contractuelle (bâtiment) | Suivre la date de libération prévue au contrat |
| Erreur du client | Demander le complément |
| Frais bancaires déduits (virement international) | Solder en frais bancaires si les conditions le prévoient, sinon réclamer |
TVA sur encaissements
Pour une prestation de services sans option pour les débits, la TVA devient exigible au fur et à mesure des encaissements : seule la TVA correspondant aux 2 000 € reçus est à déclarer sur la période. Le logiciel le gère si le code TVA « sur encaissements » a été utilisé à la facturation.
Les petits écarts
Un client qui paie 2 999,40 € pour une facture de 3 000 € laisse 0,60 € ouverts. Fixez un seuil d’écart de règlement (quelques euros) en dessous duquel l’écart est soldé en charge ou en produit de gestion courante, plutôt que relancé ; voir petits soldes à solder en comptabilité.
Côté fournisseurs : payer en plusieurs fois
Payer partiellement un fournisseur se fait pour trois raisons : un échéancier négocié, un litige sur une partie de la facture, ou une tension de trésorerie.
Échéancier négocié. Formalisez-le par écrit, avec les dates et montants. Chaque paiement est lettré partiellement avec la facture jusqu’au solde. Un échéancier écrit protège contre les pénalités de retard que le fournisseur pourrait autrement réclamer.
Litige. Payez la partie non contestée à l’échéance et bloquez seulement le reste, voir litiges de factures et blocages de paiement.
Trésorerie. Payer partiellement sans accord expose aux pénalités de retard et à l’indemnité forfaitaire de 40 € par facture. Mieux vaut appeler le fournisseur avant l’échéance et proposer un échéancier.
Pour une prestation de services achetée, la TVA déductible suit elle aussi les paiements, sauf si le fournisseur a opté pour les débits.
| Fournisseur | Facture | Total | Payé | Reste | Motif | Prochaine date |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fournisseur A | F-551 | 9 600 | 4 800 | 4 800 | échéancier écrit | 30 juin |
| Fournisseur B | F-1902 | 2 400 | 1 800 | 600 | litige sur 1 ligne | en attente d’avoir |
Contrôles
- Aucune facture partiellement payée sans motif noté.
- Les échéanciers sont respectés, des deux côtés.
- À la clôture, les restes à payer et à recevoir anciens sont analysés comme des créances ou dettes ordinaires.
Le lettrage est expliqué dans comptes clients dans le plan comptable.