Une livraison incomplète, une prestation jugée insatisfaisante, un prix différent du devis : les litiges font partie de la vie commerciale. Mal gérés, ils bloquent des paiements entiers, faussent la balance âgée et finissent en contentieux. Bien gérés, ils se règlent en quelques jours.
Côté fournisseurs : bloquer sans tout bloquer
Quand une facture reçue est contestée :
- Identifier la partie contestée : une ligne, une quantité, un prix. Le reste est dû et doit être payé à l’échéance.
- Bloquer le paiement de la partie litigieuse dans le logiciel (statut « en litige »), pour qu’elle ne parte pas lors de la prochaine campagne de paiement.
- Écrire au fournisseur en précisant l’objet et le montant contestés, et ce que vous demandez (avoir, remplacement, complément de livraison).
- Suivre le litige dans une liste avec une date de relance.
La facture reste enregistrée en comptabilité : elle a été reçue, et la TVA déductible suit les règles habituelles. Si le litige aboutit à un avoir, celui-ci réduit la charge et la TVA déductible au moment de sa réception.
Côté clients : la facture contestée
Quand un client conteste une facture que vous avez émise :
- suspendez les relances automatiques sur cette facture uniquement ;
- répondez rapidement, avec les pièces (bon de commande, bon de livraison, compte rendu d’intervention) ;
- si la réclamation est fondée, émettez un avoir plutôt que de modifier ou supprimer la facture ;
- si elle ne l’est pas, confirmez par écrit le montant dû et reprenez la relance.
À la clôture
| Situation | Traitement |
|---|---|
| Litige fournisseur, avoir probable | Avoir à recevoir (4098) pour le montant estimé |
| Litige client, avoir probable | Avoir à établir (4198) et réduction du chiffre d’affaires |
| Litige client, recouvrement incertain | Créance en 416 et dépréciation sur le HT |
| Litige porté devant un tribunal, condamnation probable | Provision pour litige |
Voir créances douteuses et passage en perte et provision pour litige.
Le registre des litiges
| Tiers | Facture | Montant total | Montant contesté | Motif | Date d’ouverture | Prochaine action |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fournisseur A | F-2291 | 4 800 | 600 | 2 palettes manquantes | 3 mai | relance le 10 mai |
| Client B | V-1088 | 2 400 | 2 400 | qualité contestée | 28 avril | rendez-vous le 6 mai |
Revu chaque semaine, ce registre évite qu’un litige ne s’endorme. Un litige non résolu au bout de quelques mois mérite une décision : transaction, avoir partiel ou procédure.
Erreurs fréquentes
- Bloquer toute la facture pour une ligne contestée : le fournisseur peut réclamer des pénalités de retard sur la partie non contestée.
- Supprimer la facture contestée de la comptabilité.
- Oublier le litige à la clôture : la créance reste au bilan pour sa valeur pleine.
La relance des factures non contestées suit la routine de relance clients.