Faut-il immobiliser ce changement de moteur, cette réfection de toiture, ce nouvel écran ? Sans règle écrite, la réponse dépend de la personne qui saisit la facture. Une politique de capitalisation tient sur une ou deux pages et fixe les critères une fois pour toutes.
1. Le seuil
Fixez un montant en dessous duquel un bien durable est passé en charges. Beaucoup de PME s’alignent sur la tolérance fiscale de 500 € HT applicable au petit matériel, au mobilier de bureau et aux logiciels ; voir biens de faible valeur en comptabilité. Pour les autres catégories, un seuil de signification propre à l’entreprise peut être retenu, à condition d’être constant.
2. Réparation ou immobilisation ?
C’est la question la plus fréquente. Le critère : la dépense prolonge-t-elle la durée d’utilisation du bien ou améliore-t-elle ses performances au-delà de leur niveau d’origine ?
| Dépense | Traitement |
|---|---|
| Remplacement des pneus d’un utilitaire | Charge (entretien courant, 615) |
| Remplacement du moteur, prolongeant la durée d’usage | Immobilisation |
| Peinture intérieure des bureaux | Charge |
| Réfection complète de la toiture d’un bâtiment détenu | Immobilisation (composant) |
| Mise à jour mineure d’un logiciel | Charge |
| Extension fonctionnelle développée sur mesure | Immobilisation incorporelle |
3. L’approche par composants
Quand un bien comprend des éléments dont la durée d’utilisation diffère nettement, le PCG impose de les amortir séparément. Pour un bâtiment : gros œuvre, toiture, installations techniques. Pour un camion : châssis et carrosserie spécifique. Dans la plupart des PME, cette approche concerne surtout l’immobilier ; documentez les composants retenus et leurs durées.
4. Les frais à inclure dans le coût
- Inclus : prix d’achat net, transport, installation, droits non récupérables.
- Exclus : formation du personnel, frais administratifs généraux, pertes de démarrage.
- Au choix (option à appliquer constamment) : droits de mutation, honoraires, frais d’actes.
5. Les durées par catégorie
| Catégorie | Durée retenue (exemple) |
|---|---|
| Matériel informatique | 3 ans |
| Mobilier | 10 ans |
| Véhicules utilitaires | 5 ans |
| Agencements | durée d’usage ou du bail |
| Logiciels acquis | 1 à 3 ans |
Les durées sont celles d’utilisation prévue par l’entreprise ; les usages professionnels admis par l’administration servent souvent de référence fiscale.
6. Qui décide et quand
- La comptabilité applique la politique à la saisie.
- Les cas douteux au-dessus d’un montant défini sont tranchés par le dirigeant ou l’expert-comptable, et la décision est notée.
- La politique est relue chaque année avant la clôture.
Pour le suivi des biens immobilisés, voir registre des immobilisations ; pour les comptes, immobilisations dans le plan comptable.