Abonnements logiciels, téléphonie, énergie, loyer, crédit-bail, assurances, cotisations : une petite entreprise subit facilement plusieurs dizaines de prélèvements par mois. Leur commodité a un revers : ils passent sans validation, et un abonnement oublié ou une hausse de tarif peut rester invisible pendant des mois.
Le principe : trois pièces par prélèvement
| Élément | Rôle |
|---|---|
| Mandat SEPA signé | Autorise le créancier à prélever ; porte une référence unique |
| Facture ou échéancier | Justifie le montant et permet de déduire la TVA |
| Écriture comptable | Charge, TVA, et règlement du fournisseur |
Un prélèvement sans facture ni échéancier n’est pas justifié comptablement, et sa TVA n’est pas déductible.
Factures et échéanciers
- Abonnements mensuels : une facture par mois, souvent disponible dans l’espace client du fournisseur. Organisez sa récupération automatique.
- Énergie, loyer, crédit-bail : souvent un échéancier annuel qui vaut facture pour les échéances qu’il liste, si ses mentions le permettent. Conservez-le avec la comptabilité de l’exercice.
- Organismes sociaux et fiscaux : le prélèvement correspond à une déclaration (DSN, TVA), qui sert de pièce.
La saisie
Deux méthodes :
- Facture d’abord : la facture est saisie (débit charge et TVA, crédit 401), puis le prélèvement solde le 401. Le lettrage montre les prélèvements sans facture.
- Prélèvement d’abord : le relevé bancaire est importé, chaque prélèvement est affecté au fournisseur, puis la facture est rattachée. Pratique, mais il faut contrôler que chaque écriture reçoit bien sa pièce.
Avec des règles d’affectation automatiques dans le logiciel (« libellé contient X → compte 6xx, fournisseur Y »), la saisie devient presque nulle ; la vérification des pièces reste indispensable.
Revue trimestrielle des prélèvements
| Fournisseur | Objet | Montant mensuel | Encore utile ? | Responsable |
|---|---|---|---|---|
| Éditeur CRM | 5 licences | 150 € HT | 3 licences utilisées | Commercial |
| Opérateur | Ligne fixe ancien local | 35 € HT | Non, local quitté | Dirigeant |
Ce tableau se fait en une heure à partir du relevé bancaire et révèle souvent des économies immédiates.
Prélèvement contesté ou inconnu
- Un prélèvement autorisé peut être contesté auprès de la banque dans un délai de huit semaines ; un prélèvement non autorisé, dans un délai plus long.
- Pour un créancier qui ne doit plus prélever, révoquez le mandat auprès de lui et de la banque.
- Un prélèvement inconnu se saisit d’abord en compte d’attente, puis s’enquête : voir comptes d’attente et de transit.
Le cas inverse, les prélèvements émis sur vos clients qui reviennent impayés, est traité dans rejets de prélèvement et encaissements échoués ; la saisie récurrente dans écritures récurrentes en comptabilité.